Effektiv e-mail-kommunikation

En effektiv email producerer resultatet beregnet af forfatteren. Hvis for eksempel meddelelsen er en anmodning om oplysninger inden for en bestemt dato, vil modtageren forstå det. En effektiv email giver modtageren en klar forståelse af afsenderens hensigt. Dårligt skrevet email, derimod kan forårsage forvirring og skabe en dårlig mening af afsenderen. Virksomheder af alle størrelser kan opnå en acceptabel standard for skriftlig kommunikation, herunder e-mail, ved at tilbyde intern instruktion om forretningsskrivning og kræve brug af en stilhåndbog.

Email standarder

Skrivningen i e-mails skal være klar, præcis og grammatisk korrekt. Dårlig grammatik, stavefejl og forkert sætning struktur kan distrahere læseren. Forfattere bør forsøge at være direkte, informative og løsningsorienterede. Korte, hurtige e-mails er læserevenlige og lykkes normalt med at få meddelelsen på tværs. Den ideelle meddelelsesstørrelse kan være to eller tre afsnit på højst fem linjer. Forfatteren skal angive formålet med e-mailen i begyndelsen af ​​meddelelsen og give det ønskede resultat - som forfaldsdato for svar - i slutningen.

Emnelinjen

Tænk på emnelinjen som overskrift for en avis eller tidsskriftartikel. Det bør være magtfulde, opmærksomme og præcist relateret til indholdet eller formålet med e-mailen. En god emne linje vil gribe modtagerens opmærksomhed og få ham til at åbne e-mailen og læse den. Erhvervsemails skal konkurrere med mange andre meddelelser i virksomhedens indbakke. Vage emnelinjer kan medføre, at en vigtig email bliver kasseret eller overset. Det kan resultere i forsinket forsendelse eller en skuffet kunde. Det kan være effektivt at gentage en forfaldsdato i emnelinjen.

Indhold

Salutationer bør tilpasses så vidt muligt. Hvis det ikke er muligt at finde navnet på en modtager, skal emailen i det mindste rettes til en afdeling. En e-mail uden en navngivet modtager kan blive slettet ulæst. Der bør ikke være mere end et emne pr. E-mail. Hvis en medarbejder kommunikerer til en afdeling eller person om tre separate emner, skal hun sende tre e-mails. På den måde vil hver faglinje fortsat give mening i senere e-mails og svar. Brugen af ​​alle store bogstaver eller fed skrift til vægt bør minimeres. Denne praksis kan være irriterende for modtagere, der ikke bryr sig om sådanne visuelle tegn. Signaturblokken af ​​forretningsmails skal indeholde komplette kontaktoplysninger.

Style Manual

En måde at minimere e-mail-problemer på arbejdspladsen er at skabe en stilhåndbog, der informerer medarbejderne om den korrekte måde at kommunikere elektronisk på. I starten kunne virksomheden råde medarbejdere til at henvise til en af ​​de vejledninger, der er tilgængelige i boghandler. Virksomheden kunne vedtage visse måder at gennemføre e-mail kommunikation fra bogen og fra andre kilder. Til sidst ville der være tilstrækkelige oplysninger til rådighed, som virksomheden kunne kompilere i sin egen e-mail-manual.