Effektiv Business Communication Writing

Hvis du nogensinde har modtaget et notat fyldt med typografier og grammatiske fejl, har du sandsynligvis en tendens til at rabat beskeden i notatet. Eller hvis memoet er for lang og ikke skitserer opgaven på en passende og klar måde, vil du være forvirret over, hvad der forventes af dig og dine holdkammerater. Effektiv forretningsskrivning er lige så vigtig som oral kommunikation og kan påvirke produktivitet og overskud.

Kend din målgruppe

Et detaljeret trin for trin dokument til en projektplan vil blive skrevet forskelligt fra et salgsbrev sendt til en liste over udsigter. Den første nøgle til succesfuld forretningsskrivning er at kende dit publikum. Dette påvirker ikke kun de faktiske ord, du vil bruge, men også tonen i det, du skriver. Tonen i en detaljeret plan vil være koncis, logisk og til-punkt. Et salgsbrev vil være mere følelsesmæssigt i tone og mere overbevisende.

Formater

Ordbehandlings- og regnearksoftware har gjort mange skriveformater tilgængelige for forretningskritikere. Valget af format er vigtigt og kan hjælpe dig med at kommunikere din besked bedre. Projektplanen vil sandsynligvis blive formidlet, i det mindste delvist ved brug af regneark, mens et salgsbrev normalt ikke er mere end en side og placeret på firmaets brevpapir.

Sammensætning og stil

Når du rent faktisk begynder at skrive, er der komposition og stil overvejelser, der hjælper processen. Oprettelse af en oversigt - især nyttig, hvis du skriver et langt dokument - hjælper med at bryde din opgave op i håndterbare informationsstykker, som i sidste ende er mere læsbare af dit publikum. Brug enkelt sprog, der vil være forståeligt for alle, der læser dit stykke. Sørg for, at dit hovedtema ikke går tabt i din retorik. Alt du skriver, skal understøtte hovedtemaet, så din besked går ikke tabt.

Læser venlige dokumenter

Kort stykker kommunikerer bedre end længere, og overskrifterne skal tage fat på din læsers opmærksomhed. Tilføjelse af grafer og diagrammer, igen let med dagens software, bryder op tekst og føjer til forståelse.

Se din grammatik

Intet ser mere uprofessionelt ud end et dokument med grammatiske fejl og stavefejl. Selv med stave- og grammatikkontrol i dagens softwareprogrammer er det nemt at få fejl i et dokument, der forringer dokumentets besked. Sørg for at læse gennem det, du har skrevet ud fra din læseres perspektiv, og sørg for, at det er perfekt. Kontroller også tvetydigheder. Klar, direkte sprog hjælper med at sikre, at din besked bliver forstået.