Pligter af en reception receptionist

Ansættelse af receptionens receptionist til at fungere som dit ansigts ansigt begynder med en velformuleret jobbeskrivelse, der beskriver stillingen af ​​stillingen. Medtag i jobbeskrivelsen de typiske ansvarsområder, der kræves af receptionister, men tøv ikke med at tilføje arbejdsopgaver, der er specifikke for din virksomhed, som f.eks. Håndtering af indledende papirarbejde, når nye kunder først ankommer. Så længe jobbeskrivelsen er klar på forhånd og binder pligter til fair pay, kan det hjælpe dig med at finde den perfekte person til jobbet.

Hilsen Besøgende

En af de grundlæggende pligter ved receptionens receptionist er at hilse på besøgende. Receptionisten er den første, og til tider kun, besøgende på din butik eller kontor kan mødes. Selv om dette er en entry-level rolle, skal en vellykket receptionist være både en fremragende kommunikator og en stærk administrator, der er i god samspil med individer af alle overbevisninger og faglige niveauer.

Når gæsterne ankommer, skal receptionens receptionist varmt imod dem, undertiden tage deres frakker, give forfriskninger og besvare grundlæggende spørgsmål vedrørende virksomheden, som f.eks. Driftstimer. Receptionisten bør gøre det til et punkt at være kyndig nok til at give en kort forklaring af de produkter og tjenester, som din virksomhed tilbyder.

Foruden personlige hilsener er receptionens receptionist ansvarlig for at besvare alle indgående opkald. Afhængigt af virksomhedens størrelse skal receptionisten være videregivet i dit telefonsystem for at udføre denne opgave. Screening opkald som anmodet, ringer receptionisten ruter til deres rette modtager, tager og sender meddelelser efter behov.

Distribuere Mail

I nogle virksomheder overvåger receptionens receptionist fordelingen af ​​indgående og udgående mail. Når mail kommer frem, sorterer receptionisten det, eliminerer uønsket mail og identificerer stykker af højeste prioritet. Posten fordeles efter virksomhedspolitik. En reception receptionist kan enten levere hver post direkte til modtageren eller placere pakkerne i en passende interoffice mail slot. Receptionisten tegner også for prioritets- eller overnatningspakker, da de ankommer.

Daglige receptioner forbereder receptionens receptionist udgående mail til afhentning af postvæsenet eller overnatningskurven. Hvis en person eller virksomhed har brug for dokumenter i et haste, kontakter receptionisten en messenger service og giver alle nødvendige instruktioner.

Administrative opgaver

En receptionist receptionist kan også udføre en række forskellige opgaver, herunder udarbejdelse af korrespondance, udarbejdelse af finansielle regneark og oprettelse af præsentationer. Forvaltning af kalendere af ledende holdmedlemmer og afholdelse af forretningsrejser kan også falde ind under receptionens receptionist i små- eller mellemstore virksomheder. Receptionen receptionisten er også nogle gange opkrævet med bestilling af kontorartikler, arkiveringsdokumenter, fotokopier og afsendelse og modtagelse af faxer. I nogle tilfælde kan den person, der sidder foran, også udføre lette bogføringsopgaver.