Dokumentretention og destruktion politik for non profit

En omfattende dokumentretention og destruktion politik er mere end bare en god forretningspraksis. Det er også vigtigt at sikre, at din nonprofit-virksomhed fuldt ud overholder føderale og statslige love og anbefalinger, som for nogle almennyttige organisationer er en forvirrende udsigt. Usikkerheder vedrørende politikkrav eksisterer, fordi statslovgivningen varierer. Internal Revenue Service anbefaler, men holder op med at kræve, at en nonprofit-virksomhed skal behandle dokumentbevarelse, og Sarbanes-Oxley Act of 2002 specifikt målrettede nonprofits i kun to af sine mange klausuler.

Sarbanes-Oxley Act § 1102

Sektion 1102 i Sarbanes-Oxley Act forbyder specifikt destruktion af dokumenter, der er eller kan blive genstand for revision i en officiel undersøgelse. Det indeholder dog ikke specifikationer vedrørende enten dokumenter eller opbevaringsplaner. Den bedste idé er at konsultere en nonprofit advokat, før du udarbejder din dokumentretention og destruktion politik. Ud over at give dig oplysninger om Sarbanes-Oxley Act, kan en advokat give oplysninger om love, der kan gælde i din stat.

Om dokumentbevaring

Politiske direktiver bør vedrøre både papirkopier af dokumenter og oplysninger - herunder e-mails - gemmes elektronisk. Retentionperioder, som generelt ligger fra tre år til permanent tilbageholdelse, afhænger i vid udstrækning af typen og betydningen af ​​de oplysninger, der er lagret i et dokument. Retentionskemaer for generel korrespondance, frivillige optegnelser, ansættelsesansøgninger og indkøbsordrer løber for eksempel ikke mere end fire år. Regnskabsposter, kontoudskrifter, fakturaer og donationsdokumenter skal generelt bevares i 10 år. Vedtægter, forsikringsdokumenter og skattedokumenter skal opbevares permanent.

Afsendelse af virksomhedsrekorder

Et forvirrende aspekt ved at overholde love og anbefalinger er, at mens der er en overflod af oplysninger vedrørende dokumentbevaring, er der meget mindre information til rådighed, der specifikt vedrører dokumentets ødelæggelse. I stedet skal du stole på og inkludere retningslinjer som dem, der leveres af sundhedsministeriet og menneskelige tjenester til bortskaffelse af beskyttet sundhedsinformation. For eksempel indbefatte direktiver, der angiver, at ikke kun kopi af dokumenter skal udføres i det væsentlige ulæselige, uudslettelige og ude af stand til at blive rekonstrueret før bortskaffelse, men affaldsbeholdere og genbrugsbeholdere skal være placeret i områder, der er utilgængelige for offentligheden. En anden mulighed er at indgå kontrakt med en bortskaffelsesleverandør. Direktiver til bortskaffelse af elektronisk oplagret information kan omfatte overskrivning eller udrensning af data ved hjælp af specialiseret software eller ødelæggelse af medierne, som dataene lagres på.

Oprettelse af en dokumentretention og destruktion politik

En omfattende politik begynder ved at identificere politikens formål, mål og mål. En definition sektion identificerer tydeligt de typer dokumenter, som politikken vedrører og definerer almindelige udtryk som "dokument", "shred" og "delete." Efter dette sætter yderligere afsnit forventninger til mærkning og lagring af dokumenter og indeholder en tidsplan og instruktioner til gennemgå og ødelægge gamle oplysninger. Et sidste afsnit omhandler og beskriver procedurer for behandling af udkast til dokumenter. De fleste opsummerer også politiske oplysninger ved at inkludere en tabel medarbejdere kan henvise til for yderligere information.

Populære Indlæg