Ulemperne ved ikke at have adskilte pligter inden for regnskabsafdelingen

Segregering eller adskillelse af regnskabsopgaver betyder opdeling af opgaverne, så forskellige personer håndterer transaktionsbehandling, dataoptagelse, regnskabsopgørelse og revision. At stole på en person til at håndtere alle regnskabsfunktioner kan føre til dårlig intern kontrol, regnskabsbedrageri og misbrug af virksomhedens aktiver.

Interne kontroller

En lille virksomhed, som en restaurant eller en medicinsk praksis, har måske ikke en regnskabsafdeling med snesevis af ansatte. Men hvis kontorchefen eller bogholderen alene er ansvarlig for regnskabet, kan det betyde, at der ikke er registreret fejl i indtastning af data - f.eks. Indtastning af det forkerte salgsmængde - eller mere alvorlige fejl - som f.eks. At glemme at registrere en transaktion eller ikke betale regningerne til tiden. I en artikel fra april 2009 udgivet af Institut for Interne Revisorer skrev virksomhedens revisionschef Nick Stone, at små virksomheder burde være involveret. For eksempel kunne de gennemgå månedlige kontoudtog og med jævne mellemrum udfylde bogholderen. Disse stikprøvekontroller kunne tjene som en gennemgangsmekanisme til opdagelse af usædvanlige indgange og tendenser.

Bedrageri

Utilstrækkelig adskillelse af pligter kunne gøre bedrageri detektion vanskeligt. Eksempler på bedrageri omfatter at acceptere penge fra kunder uden at registrere transaktionen i selskabets bøger, bevidst underrapportering af salgstransaktioner eller overrapportering til leverandører, fejlplacering af fakturaer og kvitteringer, skjule passiver i balancer uden for balancen og indgivelse af vildledende oplysninger til revisorer og skatteagenturer. I en artikel udgivet af Small Business Resource Network foreslår certificeret revisor Eve E. Brown, at adskillelse af pligter giver mindst en person i regnskabsprocessen mulighed for at registrere og rapportere tilfælde af svig. Stone skriver, at det grundlæggende princip om adskillelse er, at ingen medarbejder eller gruppe af medarbejdere bør være i stand til både at begå og skjule svig i deres normale arbejde.

Asset Misappropriation

Misbrug af aktiver kan også skyldes utilstrækkelig adskillelse af regnskabsfunktioner. Disse risici vokser, hvis en enkeltperson har ansvaret for at håndtere aktiver, optager transaktioner i selskabets hovedbog og gennemgår saldoen ved afslutningen af ​​en regnskabsperiode. Eksempler er cash skimming, hvilket kan indebære uretmæssig anvendelse af kontanter, der modtages via posten og tjekker manipulation og svigagtige lønordninger, såsom kontantbetalinger til ikke-eksisterende medarbejdere.

Overvejelser

Segregering af regnskabsopgaver vil ikke fjerne fejl og bedrageri, men det kan hjælpe med at reducere dem. De store regnskabsskandaler i slutningen af ​​1990'erne og 2000'erne har ofte involveret børsnoterede selskaber, der skulle give fuldstændige finansielle oplysninger til flere regulerende agenturer. Bestikkelse, interessekonflikter og andre korruptionsrisici vil forblive ens med adskilte regnskaber. Stone antyder, at disse korruptionsrisici kræver højere kontroller, som f.eks. Governance politikker og retningslinjer for interessekonflikter.