Hvilke ord vil du bruge i et notat til sen ansatte?

Medarbejdere, der er kronisk sent, kan koste firmaets penge og påvirke medarbejdernes moral. Sådanne medarbejdere kostede amerikanske arbejdsgivere 3 milliarder dollars om året i tabt produktivitet, ifølge en rapport fra Penn State i april 2010. Hjælp din virksomhed til at fungere problemfrit ved at mundtligt tage fat på problemer med tardiness, når de først opstår. Hvis verbale advarsler ikke resulterer i forbedret adfærd, skal du dog stille dine bekymringer skriftligt. Notatet kan fungere som en skriftlig advarsel og skal kopieres til medarbejderafdelingen og placeres i medarbejderens fil.

Se firmaets politik

Når du skriver et notat, der adresserer en medarbejders tardiness, skal du begynde med at henvise til din virksomheds politik vedrørende dette problem. Ikke alene vil det gøre dit notat til at virke mere professionelt, men det er mindre sandsynligt, at det bliver taget som en personlig affront, hvis du medtager denne del. Citat politikken ordret. Du kan starte dit notat med en sætning som: "I henhold til kapitel 3, afsnit 1 i medarbejderhåndbogen, forventes medarbejderne at komme til arbejde til tiden hver dag for at forberede butikken til åbning." Jeg er blevet opmærksom på, at du har overtrådt denne politik tre gange inden for den sidste lønperiode. "

Giv specifikke eksempler

I dit notat giver du eksempler på, hvornår medarbejderen er for sent. Dette præciserer ikke kun med medarbejderen hvilke dage du refererer til, men det giver dokumentation, der eventuelt kan være nødvendigt senere, hvis opførslen eskalerer. For eksempel: "Records viser, at du klogede ind klokken 8:16 den 2. februar 2011 kl 8:32 den 4. februar 2011 og kl 8:13 den 5. februar 2011. Dette er efter vores diskussion om din tardiness den 26. januar 2011. "

Forklar konsekvenser

Lad din medarbejder kende konsekvenserne af at være forsinket på arbejde. Hold strikt til virksomhedspolitik, så dine handlinger vil være konsekvente, når disciplinering af andre medarbejdere på samme måde. Du kan skrive, "Dette brev tjener som en skriftlig advarsel. En yderligere hændelse vil resultere i en anden skriftlig advarsel. Hver virksomhedspolitik, efter to skriftlige advarsler, frigives medarbejderne fra beskæftigelse. Vi vil gerne se dette problem løst, så du har mange gode år med virksomheden. "

Ord, der skal undgås

Skriftlig kommunikation til medarbejderne skal altid være tydelig. Undgå at bruge vage ord som "måske", "sandsynligvis" og "skal". Det er kun rimeligt for din medarbejder at lade ham vide præcis, hvor han står. Også, mens du måske bliver fristet til at medtage rosende ord om medarbejderens præstation eller andet irrelevant materiale til at blødgøre blæset, skal du undgå at gøre det. Et notat til en sen medarbejder kan blive dømt, hvis medarbejderen fyres og indleder en retssag - et scenario, der ikke er ualmindeligt. Hold dig til problemet ved hånden for at undgå forvirring eller ansvar. Har medarbejderen underskrevet sin kopi af notatet for at angive, at han har modtaget det.