Hvad skriver du i en professionel email, hvis du vedhæfter en fil?

Evnen til at sende information hurtigt er værdsat i den professionelle verden. Som beskedformat fungerer e-mail bedst for korte beskeder. Det har også kapacitet til at levere en vedhæftet fil eller en separat fil, der indeholder information og formatering, der er vanskelige at medtage i en normal e-mail-besked. En professionel email skal anerkende eventuelle vedhæftede filer, der følger med e-mailen, for at angive deres betydning og sikre modtagere, at filerne er sikre.

Emne linje

En tom eller uklar emnelinje i en professionel e-mail kan få en modtager til at overse beskeden uden at indse, at den indeholder en vigtig vedhæftning. En effektiv emnelinje til en professionel e-mail identificerer e-mailens indhold på omkring 10 ord eller mindre. Hvis du f.eks. Sender en vejledning om nye arbejdsprocedurer til medarbejdere, kan emnelinjen læse "Vigtigt: Ny arbejdsvejledning vedhæftet." Dette er især vigtigt, hvis din kontakt muligvis ikke er bekendt med din e-mail-adresse, hvilket får ham til at sætte spørgsmålstegn ved afsenderens identitet.

Resumé

Kroppen af ​​en professionel email, der indeholder en vedhæftet fil, skal også indeholde et resume, der beskriver indholdet af vedhæftet fil. Dette resumé skal også beskrive, hvorfor du sender vedhæftet fil; hvis du nævner, at vedhæftet fil skal sætte alle underordnede medarbejdere på samme side om nye arbejdsprocedurer, bør dette øge chancerne for at de åbner vedhæftet fil og læser filen. Hvis vedhæftet fil kun er et kort notat, kan det simpelt være at opsummere filen i emails krop, end ved at bruge en vedhæftet fil.

Vedhæftningsformat

Sørg for at sende vedhæftede filer i formater, der kan modtages og åbnes af alle modtagere. Hvis din vedhæftede fil f.eks. Er en DOCX-fil, kan den kun åbnes af Microsoft Word 2007. Dette er især vigtigt for en professionel e-mail, der kan åbnes på en hjemmecomputer, der ikke har den nødvendige software. I din email skal du angive navnet på det program, der skal bruges til at åbne filvedhæftet fil.

Andre Professionelle Email Tips

Brevity er meget vigtigt, når du skriver e-mails, især når du komponerer en professionel email. Prøv at holde hoveddelen af ​​din email under fire eller fem afsnit, herunder et resumé af en vedhæftet fil. Mens opmærksomhed på stavning og grammatik altid er vigtig, er det afgørende i en professionel email. Sørg for at bruge en ordentlig hilsen, som f.eks. "Dear Sir" eller "Til hvem det kan bekymre sig." Hold dig væk fra stiliserede skrifttyper eller store skrifttyper, der kan få din email til at virke mere afslappet end professionel.