Anvendelsen af ​​informationssystemer og regnskabsføring

De fleste regnskabsopgaver bliver i disse dage behandlet på en computer, så informationssystemer har stor indflydelse på, hvordan regnskaberne udføres, og hvilke rapporter der genereres. Ikke kun er regnskabsopgaver udført med høj hastighed, de er også gjort nemme at gøre for de fleste virksomheder. Beregninger foretages automatisk med færre fejl end manuel regnskab, hvilket forbedrer effektiviteten betydeligt.

Regneark

Det første regnearksprogram blev kaldt VisiCalc, og blev designet af Robert Frankston og Dan Bricklin i 1979 for at forenkle finansanalysen. Det udførte beregninger over 254 rækker og 63 kolonner. I 1983 tillod et mere sofistikeret regnearksprogram, Lotus 1-2-3, flere rækker og kolonner plus datahåndtering og grafer. Dette var et hit med revisorer, som ofte skal analysere data og udføre komplekse beregninger og modellering. For eksempel kan en celle - skæringspunktet for en søjle og en række - ændres, og beregningerne opdateres automatisk med de nye oplysninger. I dag er Excel og andre regneark brød og smør fra mange revisorer, hvilket gør livet lettere og mere effektivt.

General Ledger

For mange år siden blev en generel hovedbog, en liste over konti og transaktioner opbevaret i papirpuder og derefter manuelt vedligeholdt, en tidskrævende opgave for revisorer. Hvis balancen ikke balancerede, tog det nogle gange regnskabsførernes dage for at finde fejlen. Disse dage er forbi med computeriseret regnskab, hvor matematik håndteres automatisk, og regnskaber udarbejdes med et enkelt tryk.

moduler

Mens hovedreglen indeholder generelle konti og transaktioner, bliver transaktionsdata ofte gemt i separate moduler. Oplysninger fra disse moduler overføres derefter til hovedbogen. For eksempel håndterer modulet for kontoudlysninger alle problemer vedrørende betalingsforpligtelser, herunder leverandørnavne, faktura datoer, kontrol af udskrivning og andre data, der er vigtige for betalingsbetalingsprocessen. Når fakturaer indtastes og betales, indregnes omkostninger, konti og kontanter og overføres til generalforsamlingen. Der er moduler til kundefordringer, lagerbeholdninger og andre processer, der har brug for arbejdsområde uden for hovedbogen, men er forbundet med den.

Specialiseret regnskabssoftware

En tendens i programmeringspraksis er at målrette bestemte industrier og gøre hele programmer tilpasset til disse industrier. Resultatet er hele systemer lavet med værktøjer, der er specifikke for bestemte sektorer, såsom detailhandel, non-profit eller fremstilling. Det gør datastyret regnskab hurtigt at oprette og bruge. I stedet for at vente på, at en programmør udvikler din software, kan du købe en af ​​hylderne, der er omkring 90 procent god til dine formål, og kræver kun minimal tilpasning.

Risici

Informationssystemer hjælper med hastighed og nøjagtighed, men der er stadig plads til menneskelig fejl. Hvis der indtastes forkerte oplysninger, må systemet muligvis ikke fange det. For eksempel ved systemet ikke, at en $ 200 betaling faktisk var $ 20 og blev indtastet og betalt ved en fejltagelse. Fejl og svig opstår stadig i regnskabsføringen, og det er nødvendigt med interne kontroller for at forhindre eller opdage disse risici. Et edb-system bør have sikker adgang for at undgå uautoriseret brug; ledelsen skal gennemgå afstemninger for at sikre sig, at de er rimelige og præcise og betalinger skal kun ske på godkendte regninger for at undgå svig og fejl.