Er den elektroniske signatur en god idé eller en dårlig ide?

Elektroniske signaturer, også kaldet e-signaturer og digitale signaturer, er en måde at bekræfte din identitet på en elektronisk fil, såsom en salgsaftale. De arbejder med krypteringsteknologi, så du er den eneste person, der kan bruge din unikke kryptering på enhver elektronisk fil. Nogle har omfavnet teknologien, mens andre forbliver skeptiske. Ligesom alle teknologiske fremskridt har elektroniske signaturer målbare fordele såvel som omkostninger og risici. De er en god ide, men de er ikke for alle.

Digital ægthed

Den største fordel ved elektroniske signaturer er ægthed. Der er ikke behov for at udskrive, underskrive, kopiere, scanne, faxe eller sende filer til at bevise, at du er den, du siger, du er. Du behøver heller ikke bekymre dig, selvom nogen har hack på din e-mail-konto. Elektroniske signaturer forhindrer imposters at sende falske oplysninger eller manipulere med filer, opretholde integriteten af ​​elektroniske dokumenter.

Udvidelse af Internethandel

Digitale signaturer gør det muligt for folk at gøre flere forretningstransaktioner online. Siden de amerikanske elektroniske signaturer i den globale og nationale handelslov blev vedtaget i 2000, har digitale signaturer været lige så retligt bindende som blæk signaturer i USA. De giver dig mulighed for sikkert at købe store varer, som huse eller køretøjer, udvide online handel på mange måder.

Opsparing

Med elektroniske signaturer er der mindre behov for papir, blæk og porto. Mange virksomheder og organisationer gemmer poster elektronisk, hvilket reducerer behovet for lagerplads. Elektronisk signering og arkivering sparer også tid, da der er færre ture til printeren, postkassen og lagerfilen. Det er også lettere at distribuere underskrevne dokumenter, da de kan sendes til flere modtagere. Disse fordele sparer penge og forbedrer effektiviteten i brancher, der er afhængige af registre, såsom sundhedspleje og regering.

Sikkerhed

Elektroniske signaturer er generelt mere sikre end blæk signaturer. For at forfalske din elektroniske signatur skal en person have både din computer og dit signaturcertifikatadgangskode. Teknologi eller simpelthen god håndkopiering gør det lettere at smede en blæk signatur. Folk er ikke desto mindre forsigtige med elektronisk dokumentforfalskning, fordi du ikke kan erstatte ægtheden af ​​fysisk vidne til en persons underskrift med en pen.

Risici

Selvom der er målbare fordele, er der også risici, hvis du eller din organisation misbruger elektroniske filer og signaturer. Hvis du ved et uheld sletter eller gemmer elektroniske filer, eller hvis de ikke krypterer dem ordentligt, er økonomisk tab, skade på virksomhedens image og aktionærværdi, tab af immaterielle rettigheder, afbrydelse af forretningsflyt og øget ansvar alle mulige risici.

Omkostninger

Én ulempe ved elektroniske signaturer er prisen. Du skal bruge verifikationssoftware og underskrive certifikater fra certificeringsmyndigheder for at kryptere en fil med din digitale signatur. Omkostningerne varierer afhængigt af typen af ​​filer, du vil kryptere. Krypteringstjenester opkræves pr. Måned eller pr. Dokument. Derudover skal du muligvis træne medarbejdere, klienter og andre, hvordan man bruger elektroniske signaturer korrekt. Hvorvidt det hele koster prisen, afhænger af, hvor mange penge du vil spare i andre omkostninger, som f.eks. Udskrivning og arkivering af filer. Hvis du alligevel laver kopier af alle dine dokumenter, er det måske ikke værd at investeringen.