Hvordan man skriver et forslagstavle til outsourcing

Outsourcing nyder en stigning i respektability nu, at virksomheder af alle typer og størrelser stræber efter at indeholde omkostninger og drive mere effektivt. Gør det tilfældet for outsourcing krydser ofte en virksomhedsejeres skrivebord, når hun søger et erhvervslån og skal forklare begrundelsen i et forslagsbrev. Behandle øvelsen som en del problemløsningsskrivning, en del argumenterende skrivning, som kræver, at du forudser og adresserer eventuelle indvendinger. Vælg dine ord med klarhed og præcision, og pas på, at dit forslag kommer til at virke.

1.

Vurder din virksomheds erfaring med outsourcing og tag dit forslag i overensstemmelse hermed. Hvis din virksomhed tidligere har outsourcet jobfunktioner med positive resultater, kan du blive udsat for en "let sælge". Hvis det har outsourcet funktioner med negative resultater, ville du være smart at tage stilling til, hvordan dit forslag ville fjerne tidligere skuffelser. Og hvis dit firma aldrig har outsourcet en jobfunktion, ville du være klog til at nedbryde modstanden og give større detaljer om, hvorfor dette "nye koncept" er værd at implementere. Foregående svar vil hjælpe dig med at formulere et mere overbevisende brev.

2.

Forskning outsourcing muligheder i interesse for at besvare et nøgle spørgsmål: Hvordan vil din virksomhed finde en kompetent person til at opfylde behovet for hånden? Indsamle oplysninger og dokumentere omkostningsoverslag. For at sælge dit outsourcing forslag, skal du sælges på det selv.

3.

Start dit forslag brev med en bekræftelse af problemet eller problemet ved hånden og din lyd tro på løsningen: outsourcing. Lad os sige, at du kører en voksende genopretningsvirksomhed, der skal indsende rettidige bud til potentielle kunder. Dit team af entreprenører har travlt med at mødes med kunder og tager målinger, men har ikke tid til at skrive professionelle forslag med specificerede omkostninger. Arbejdet er sporadisk - frenetisk nogle uger og stort set ikke-eksisterende under andre. I dette tilfælde kan dit tankevækkende åbnings afsnit sige: "Da mit firma har en rentabel genopblussen, behøver jeg at se på måder, hvorpå jeg kan fortsætte med at levere den førende kundeservice, som mit firma er kendt for, mens det indeholder omkostninger. I denne ånd mener jeg, at jeg bør outsource opgaven med at skrive bud og sende klientbreve til en uafhængig entreprenør. "

4.

Tag et skridt tilbage fra dit forslag og beskriv problemet - i dette tilfælde kæmper dit team af entreprenører for at give rettidige bud. Illustrer problemet på reelle og håndgribelige vilkår med anekdoter. I dette eksempel kan du forklare, hvordan dine entreprenører forsøger at være lydhør over for klientopkald, men kan ikke holde øje med opfølgningen: indsende rettidige projektbud.

5.

Beskriv konsekvenserne af den nuværende situation. I dette tilfælde kan du detaljeret om, hvordan dine kontrahenter kalkler op overarbejde timer, men stadig mangler at indsende rettidige projektbud. Beregn, hvor meget disse "tabte" bud er værd for din virksomhed i rigtige dollars.

6.

Præsentér din sag for outsourcing og fremhæv positiverne - i dette tilfælde understreger, at den uafhængige entreprenør du ansætter, vil give din virksomhed værdien af ​​at reagere hurtigt på spidsbelastningsperioder, mens du genopretter større lønsomhed for din virksomhed. Forklar "mekanik" i outsourcingordningen, estimere de forventede omkostninger og talentpuljen du vil tegne fra, baseret på din forskning. Gør det punkt, at en kontrahent ikke har ret til medicinske og andre sundhedsmæssige fordele, hvilket gør arrangementet til en cost-saver lige fra starten.

7.

Forvent og adresser indsigelser mod dit forslag, baseret på din virksomheds kultur og track record med uafhængige entreprenører. I dette eksempel kan du cede den indlysende tak for at ansætte en deltids- eller heltidsmedarbejder, men så pege på spilden i at betale denne medarbejder under lulls i virksomheden. Husk at outsourcing giver dig fleksibilitet samt evnen til at skitsere dine specifikke vilkår i en skriftlig kontrakt. Understrege, at du klart kan skitsere disse vilkår i en aftale, der kan annulleres ved skriftlig meddelelse.

8.

Udtryk din overbevisning om, at outsourcing er den bedste og mest omkostningseffektive mulighed for at løse det problem, din virksomhed står overfor. Bliv åbenhørt over for ændringer af dit forslag og udtrykke dit ønske om at diskutere problemet i et konstruktivt forum. Tak brevmodtageren for hendes tid og overvejelse.

Tip

• Efter at have skrevet dit forslag, sæt det til side i et par dage, så du kan gennemse det med et nyt par øjne og et nyt ønske om specificitet. Vær din egen værste kritik, før du tillader andre at påtage sig denne rolle.