Sådan skriver du et ledelsesnotat

Virksomheder bruger ledelsesnotater til at formidle information til flere personer. Sådanne notater beskriver f.eks. Nyheder om politikker, arrangementer eller initiativer og leverer informationen til alle relevante ledere samtidig. Oprettelse af et effektivt ledelsesnotat indebærer at forstå dit publikum og indse, at ledere får meget korrespondance hele dagen. Skriv notatet for at være klart og præcist, med en emne linje af interesse, for at øge opmærksomheden.

1.

Send kun notatet til de ledere, der har brug for oplysningerne. Distribuering af notater til alle vejledere i organisationen, hver gang en er skrevet, kan mindske risikoen for, at notatet læses. Ved at være selektiv vil ledere vide, om de har modtaget en, indholdet er sandsynligvis vigtigt.

2.

Skriv et stærkt emne, eller Re :, linje for at fange læseren opmærksomhed. I stedet for noget almindeligt, som f.eks. "Opdatering til sundhedsydelser", kan du skrive "Spændende nye fordele tilføjet til sundhedsplejen!"

3.

Sammendrag formålet med artiklen i første sætning. Ledere vil bruge dette som vejledning for at bestemme, om de skal fortsætte med at læse. En generisk åbning til notatet kan forårsage en travl manager at konkludere med, at informationen ikke er værd at hende tid, så tag i nok detaljer i første linje for at overtale ledere memo'et er værdigt.

4.

Hold notatet kort og kortfattet. Brug en kombination af afsnit og punktpunkter til hurtig læsning. Indsæt samtidig nok indhold for at forklare oplysningerne tydeligt. Mange mennesker er blevet betinget af korte sociale medier indlæg for at få et punkt på tværs; forstå forskellen mellem et notat rettet mod ledere og en Twitter opdatering, for eksempel. Notatet skal give et tilfredsstillende resumé af emnet.

5.

Afklare eventuelle næste skridt eller ansvar for læserne. Angiv klart, om de har brug for at samle visse oplysninger, deltage i et seminar, uddanne deres underordnede i sagen eller noget andet, der kræver yderligere handling. Inkluder den specifikke frist for aktionerne, hvis der er en.

6.

Angiv et kontaktnavn og oplysninger, hvis nogen af ​​lederne har spørgsmål vedrørende indholdet af notatet.

Advarsel

• Antag ikke, at notatet vil være fortroligt, selvom det er mærket som sådan. Ethvert skriftligt dokument kan falde i de forkerte hænder eller ses af nysgerrige øjne. Fortrolige oplysninger skal afleveres mundtligt frem for skriftligt format.