Sådan skriver du en GAP-analyserapport

Har du nogensinde set på dine konkurrenters succes og sagt til dig selv, "Hvad mangler jeg?" Virksomhederne små og store går igennem en strategisk øvelse kaldet en gapanalyse for at besvare dette spørgsmål samt andre spørgsmål, der afspejler en virksomheds ambitiøse mål. En traditionel gapanalyse ser på virksomhedens aktuelle situation, sammenligner den med, hvor du vil have din virksomhed, og derefter foreslår en plan for at udfylde hullerne.

Hvor vil du være?

Lad os f.eks. Sige at du ejer en brudebutik. Du sælger masser af brudekjoler til lokale kunder, der handler hos din forhandler. Du har for nylig bemærket, at en stor brudebutik i en anden stat har en spiffy hjemmeside til online salg og en onsite bryllup koordinator, der tilføjer særlige begivenhed indkomst til butikken. Og så vil du have din virksomhed mere som den succesfulde forretning. Den strategiske måde at flytte din butik fra punkt A til et aspirationspunkt B er at gennemgå en gapanalyse.

Del 1 af en gap analyse fastlægger dine forventninger. Hvad forsøger du at ændre? Så drøm, tale med dine medarbejdere, så du kan etablere en vision og definere, hvad den fremtidige tilstand af et aktuelt problem ser ud. Beskriv, hvad du vil have din virksomhed at være på papir, ved hjælp af et format, der passer til de problemer, du adresserer.

En tekstbeskrivelse, fotos, lister, diagrammer og grafer er alle passende værktøjer, som du kan bruge, når du beskriver din vision. Dette afsnit behøver ikke at være lang, men det bør give en klar vision.

Del 2 i en gapanalyse tager et realistisk billede af din nuværende forretning og ressourcer i forhold til, hvor du vil være i fremtiden. Hvis du overvejer en udvidelse, hvor mange medarbejdere har du? Hvad er deres færdigheder, og er nogen af ​​dem kompetente i områder, der ikke anvendes af deres nuværende stilling? Ved du præcis, hvor hurtigt du kan genopbygge beholdningen? Hvor sundt er dit pengestrømme og reserver?

En nem måde at fylde del 2 af en gapanalyse på papir er at oprette et bord med den første kolonne mærket "Aktuel tilstand". I denne kolonne skal du liste alt - som de står i øjeblikket - at du skal ændre eller forbedre for at møde det mål du har i tankerne. I brudebutikeksemplet kan ejeren nævne følgende svagheder:

• Kedelig hjemmeside

• Ingen teknisk ekspertise på personale

• Ingen eventplanlægning ekspertise på personale

• Begrænsede likvide reserver for at udvide lagerbeholdningen

I en anden kolonne, der er mærket "Fremtidig stat", opregner alle dine drømmeattributter, da de svarer til din nuværende forretningsstat. Så i brudebutikeksemplet kan ejeren nævne:

• Viable eCommerce hjemmeside

• Website manager på personale

• Eventplanlægger på personale

• Udvidet beholdning

Label kolonne tre "Gap" og angive en Ja eller Nej, hvis der findes et mellemrum mellem den nuværende og fremtidige tilstand. I brudebutikeksemplet skal hver række have en ja-indikation.

Kolonne fire skal være en simpel beskrivelse af kløften mellem første og anden kolonne. I brudebutikeksemplet kan kladdebeskrivelserne se sådan ud:

• Manglende teknisk ekspertise

• Personale færdigheder mangel

• Personale færdigheder mangel

• Manglende økonomiske ressourcer

Beskrivelsen peger blot på, hvad der mangler. Planen om at komme fra punkt A til punkt B går i næste afsnit.

Faktorer, retsmidler og handlinger

Del tre af en gap analyse er kød i øvelsen. Først skal du identificere enhver faktor, der spiller en rolle i det hul, der er identificeret i dit del to diagram. Faktorer kan omfatte ting som dårlig forretningskredit, der påvirker din evne til at øge lagerniveauet eller en dårlig rekrutteringsproces, der gør det svært for din butik at beholde personale. Du vil være specifik og identificere enhver faktor, der bidrager til hullerne.

Endelig skal alle faktorer have tilsvarende handlingstrin, der kan løse problemet. Hvis en faktor i et hul afhænger af dine medarbejders kompetencer, kan et handlingstrin være at ansætte ekstra personale, tilbyde træning eller outsource en del af et projekt, mens du øger den interne kapacitet. Hvis kredit er et problem, kan et handlings trin være at undersøge en lokal leverandør, der er villig til at arbejde sammen med dig for at udvide lagerbeholdningen.

Handlingstrin bør være specifikke, og når du ser dem alle sammen, bør de udarbejde en plan for at løse alle huller i ressourcer, der forhindrer din virksomhed i at opnå sin ideelle tilstand.