Sådan skriver du et kreditkort brev til en kunde

Når en kunde ikke har betalt sin regning og derefter fortsætter med at bruge kredit ved din virksomhed, er det nødvendigt for den lille virksomhedsejer at træde ind og handle. Så længe kunden ikke har betalt i mere end 30 dage og ikke har svaret på nogen henvendelser eller betalingsanmodninger, kan en virksomhedsejer holde fat på hans kredit indtil problemet er løst. Kunden skal informeres skriftligt om denne beslutning.

1.

Henvis til kontonummer og situation. Medtag kontonummeret i din meddelelse for din kundes reference. Påmind hende, at du har bedt flere gange for betaling, og hun har endnu ikke svaret på dig. Angiv det beløb, der skylder din virksomhed i dette afsnit.

2.

Fortæl ham omgående, at hans kredit er nu på vent. Forklar til din kunde, at du på grund af denne situation ikke længere kan udstede kredit til ham på dit forretningssted. Vær professionel i din ordlyd, selvom du er ked af den pågældende kunde. Dette er et "bare fakta" brev.

3.

Medtag en løsning på problemet. Nu, hvor du har gjort kunden opmærksom på problemet, skal du tilbyde hende en løsning på problemet. Indstil en bestemt tid, normalt inden for et vist antal dage efter modtagelsen af ​​brevet, for at gøre fuld betaling for, hvad hun skylder. Hvis hun gør det, skal hun oplyse hende om at holdet skal løftes.

4.

Forklar din position. Kunder tænker ofte på virksomheder som ansigtsløse virksomheder. Forklar, at mens du ikke ønsker at holde fast på hans kredit, har du på nuværende tidspunkt ikke andet brug. Vær høflig og lad ham vide, at situationen simpelthen ikke kunne fortsætte.

5.

Afslut brevet positivt. I stedet for at sprøjte kunden, konkluderer du brevet med en erklæring om, at du er positiv, han vil rette op på det, og manglende betaling var simpelthen et tilsyn. Det kan være langt fra sandheden, men i tilfælde af at det var en simpel misforståelse, vil kunden ikke blive fremmedgjort.