Hvordan man skriver virksomhedens notater til en aktionær

Hvis du er ligesom de fleste småfirmaere, indarbejder du at modtage beskyttelsen af ​​personlige aktiver, som virksomhederne yder. Derudover kan dit selskab udnytte flere skattefradrag, end det er til rådighed for dig som eneejer, og du kan sælge aktier til finansiering af ekspansion. Selv hvis du er den eneste aktionær, skal du overholde virksomhedernes administrative krav. Dette omfatter dokumentation af bestyrelsesmøder og generalforsamlingsmøder.

Indbygning

Som eneejer opererer du en virksomhed, der ikke er juridisk adskilt fra dig. Alle stater tillader dig at indlemme din eneste ejendomsret til en eneste aktionærselskab. For at gøre det skal du eller en autoriseret repræsentant indgive vedtægter til statssekretæren. Næsten alle stater kræver dit navn og adresse som eneste aktionær og navn og adresse på mindst en direktør. En række stater kræver, at dit selskab har mindst to bestyrelsesposter, ofte præsident, sekretær og direktør. Mange af disse stater tillader dig som eneejer at optage mere end en officiel stilling.

Lovlig person

Lov anerkender dit selskab som en juridisk person med forfatningsmæssige rettigheder svarende til dem, du nyder som en "naturlig" person. Dit selskab har begrænset ansvar, evigvarende eksistens og centraliseret forvaltning. Vedtægterne for din virksomhed kræver streng overholdelse af administrative regler, herunder årlig fornyelse med statssekretæren og dokumentation af virksomhedernes beslutninger. Lovgivningen kræver, at dit selskab foretager mindst ét ​​generalforsamling og et bestyrelsesmøde årligt.

Eneste Officer

Hvis du holder alle de krævede officielle stillinger, er der ikke behov for forudgående mødemeddelelse. Forbered en dagsorden på forhånd. Kritiske poster til dækning på et bestyrelsesmøde omfatter udbytteangivelser, nye lån, egenkapital og væsentlige ændringer i din kompensation. Som den ensomme deltager skal du dokumentere dato, tidspunkt og sted for mødet. Du skal også liste diskussionsemnerne, opsummere de vigtigste punkter og dokumentere de trufne beslutninger. Du skal notere alle de tilstedeværende stillinger, selvom du besætter dem alle.

eksempler

Fordi alle udbytteerklæringer kræver bestyrelsens godkendelse, skal du dokumentere dem tydeligt i mødemøderne. Optag udbyttebeløbet og bekræftelse på, at selskabet har tilstrækkelige kontanter til at betale udbyttet. Som et andet eksempel, når du helst vil ændre din kompensation væsentligt, bør du inkludere dette som en dagsorden. I mødenotaterne dokumenterer du din godkendelse for at give selskabets administrerende direktør - dig - en forøgelse på $ 50.000 i bonus.

Bevis

Altid underskrive dine møde notater og opretholde dem på et sikkert sted. Hvis Internal Revenue Service stiller spørgsmålstegn ved din kompensation, aktionærlån eller udbyttefordeling i en revision, vil du have en rekord, der understøtter dine handlinger. Hvis en virksomhedskreditor eller part i en retssag forsøger at overbevise en dommer om, at dit selskab er en skam for at komme til dine personlige aktiver, kan disse møde minutter bevise, at dit selskab er legitimt.