Hvordan man skriver til at kommunikere med medarbejdere

Da populariteten af ​​e-mail er steget, har de skriftlige kommunikationsevner reduceret. Mens du muligvis leverer en kort, uformel kommunikation til en medarbejder, gælder visse regler stadig. Uanset hvad du skal sige, hvis du ikke skriver det klart og professionelt, kan din besked gå tabt i oversættelse. At lære at skrive til at kommunikere med medarbejdere er en vigtig færdighed for enhver lille virksomhedsejer at beherske.

1.

Adressér medarbejdere korrekt. Sørg for at du staver deres navn ordentligt og undgå brugen af ​​"kære" eller den alt for formelle Fru, Fru eller Mr. Typisk skal bare bruge deres fornavn være tilstrækkeligt med de fleste arbejdskommunikationer. Selv om det ikke er nødvendigt, er det også nyttigt at have en meget kort introduktion, der ønsker medarbejderen en god dag eller gør en personlig kommentar, der stadig er professionel. Dette hjælper medarbejderne med at føle sig mere værdsat.

2.

Medtag hovedpunktet i din email i første afsnit. Den gennemsnitlige medarbejder bombarderes med flere stykker information om dagen, og det kan føre til skumring af skriftlig kommunikation. Du er nødt til at få dit punkt på tværs af i første afsnit af e-mailen, og brug derefter den resterende krop til yderligere at stramme, hvad du skal sige.

3.

Lad vigtige oplysninger skille sig ud. Hvis et projekt forfaller på en bestemt dato, skal du sørge for at angive den dato og placere den i et område af den email, hvor den vil skille sig ud. For eksempel, i stedet for at begrave forfaldsdatoen i et afsnit, angiv datoen sin egen linje i e-mailen. Dette vil medvirke til at gøre opmærksom på disse oplysninger. Mens du kan bruge fed skrift eller skriftfarve, kan dette føre til en uprofessionel udseende email.

4.

Opretholde en balance mellem venlige og professionelle. Mens medarbejdere kan lide at føle, at de er vigtige for et firma og værdsat, at være alt for uformelle eller personlige i en e-mail, kan du ødelægge din stilling som "chef".

5.

Påmind medarbejderen, hvad du har brug for dem til at gøre i det afsluttende afsnit. Igen skimter mange mennesker gennem skriftlig kommunikation. De er opmærksomme på, hvem der er fra, begyndelsen og slutningen. Gentag eventuelle punkter i sidste afsnit.

6.

Brug en passende afsluttende erklæring. Hvis du ikke medtager en "Tak, (dit navn) eller en lignende afsluttende erklæring, kan din e-mail fortolkes som værende overdrevent brysk. Husk, at medarbejderne vil føle sig værdsatte, og dette er det perfekte sted at inkludere en lille note for at lade dem ved, at du sætter pris på deres indsats.