Sådan skriver du en forretningsrapport til en direktør

Erhvervsledere bruger rapporter til at få en større forståelse af processer og protokoller inden for en afdeling eller begivenhed. Erhvervsrapporter dækker meget specifikke områder af gennemgang. Selv om det kan virke skræmmende at skrive en virksomhedsrapport til en overlegen, hjælper det efter nogle standardretningslinjer, at rapportens forfatter forbliver på rette spor, så han kan oprette et meningsfuldt dokument.

Tjek kontormaler

Nogle virksomhedsorganisationer har skabeloner eller skrive vejledninger om, hvordan man skriver rapporter, der er specifikke for virksomhedens standarder. Tjek med en vejleder om, hvorvidt du har adgang til relevante maler. En skabelon gør det nemmere at gå sektion efter sektion ved at udfylde de nødvendige data. Hvis du ikke har en eksisterende skabelon, skal du holde dig til de grundlæggende retningslinjer som en skabelon til rapporten.

Generelt skriver forretningsbeskrivelse blokformatering, så sektionerne strømmer ned på siden justeret til venstre margen. Brug letlæselige skrifttyper som Courier eller Times New Roman, og hold skrifttypestørrelse på 12. Brug fed skrift til sektionens hoveder, så de vil skille sig ud. Længere rapporter nyder godt af en forsiden og en indholdsfortegnelse.

Rapportens formål

I denne del af rapporten tænker du som en journalist. Tænk over dit publikum og formålet med rapporten. Titel rapporten på en klar måde, der definerer formålet med rapporten, så udøvende kan let fortælle hvad emnet er. Brug det første afsnit eller to for at definere formålet mere detaljeret. Angiv målene for rapporten. For eksempel kan en rapport med titlen "Oversigt over implementering af sikkerhedsprotokollen på webstedssteder" have flere mål. Disse mål kan omfatte "at gennemgå den eksisterende sikkerhedsprotokol, identificere bekymringer og definere mål for forbedrede trænings- og sikkerhedsguider."

Gennemgå baggrundsdata

Tag et afsnit for at uddybe den baggrund, der er relevant for hvert mål. Se på eventuelle data, du har til rådighed, herunder nylige hændelsesrapporter, kundefeedback eller medarbejderundersøgelser. For eksemplet på sikkerhedsrapport skal du gennemgå historiske data om eksisterende virksomhedssikkerhed, herunder enhver kendt statistik. Medtag industrielle standarder, hvis det er relevant. Citere eksisterende eller nye regler og diskutere eksisterende træning og protokoller for lokaliteter. Diskuter hvad virksomheden eller afdelingen har det godt, hvad der måske ikke er en god praksis, og hvad der kan være forkert.

Diskuter potentielle retsmidler

Hvis der findes retsmidler, skal du bruge et afsnit, der forklarer dem. En ny sikkerhedsklasse, der tilbydes af Occupations Safety and Health Administration (OSHA), kan være tilgængelig som et onsite værksted. Opdaterede førstehjælpssæt og forbedret første responsprotokol kan bidrage til at forbedre afdelingens sikkerhed. Disse er blot et par eksempler på, hvordan man leder efter områder i din specifikke branchens niche, der kan tilbyde løsninger på problemer.

Opsummer kernens ideer

Et afsnit, der opsummerer hele rapporten, dets mål og mulige løsninger, gør det nemt for ledere at scanne dokumentet til relevant information. Dette afsnit skal være koncist og skal gentage formålet med rapporten, rådgive om mulige løsninger eller forbedringer.

Brug specifikt sprog

Generelt har chefer som bottom line-ideer og ikke tid til blomsteragtige sprog. Selvom dine meninger kan være relevante, når du diskuterer retsmidler, skal du undgå åbenlyst følelsesmæssigt sprog. For eksempel er der forskel på at sige: " Førstehjælpskurser reducerer alvorlig skade i vores branche ", og " Førstehjælpskurser er absolut nødvendige, fordi mine kolleger desværre vil dø uden det ." Når det er muligt, hold dig til fakta for at støtte meninger.

Det er også vigtigt at undgå dom om, hvad medarbejderne gør. At pege på noget, der er forkert, er en ting, men at give dommen hjælper ikke med at bevæge samtalen mod produktiv forandring. Tænk igen som en journalist, der forsøger at relæere fakta så objektivt som muligt.