Sådan skriver du et insubordinationsbrev

Når en medarbejders adfærd kompromitterer dit holds produktivitet og moral, er det på tide at handle. Selvom det er vigtigt at møde medarbejderen for at diskutere dine bekymringer, følger opfølgningen af ​​et insubordineringsbrev ikke kun medarbejderen om, at hans adfærd er uacceptabel, det giver også din virksomhed dokumentation, der kan bruges i retssager eller i en tvist om arbejdsløshedskrav.

Følg Business Correspondence Rules

Skriv brevet på firma brevpapir. Hvis du sender brevet via e-mail, skal du gemme brevet som en .pdf og sende det som en vedhæftet fil. Start brevet i et memo format, der indeholder vigtige oplysninger om, hvad korrespondancen handler om.

Eksempel:

TIL: Jane Smith

FRA: Jerry Smythe [start denne linje]

SUBJECT: Office Misbrug

DATO: 23. august 2019

Angiv fakta

Et insubordinationsbrev er ikke en mulighed for at lufte dine klager over for en medarbejder, der er blevet en gener eller en forpligtelse. Hold dit brev kort, dets sprog unemotional og sørg for, at dine bekymringer og konsekvenser for medarbejderen er klare.

Eksempel:

Som vi diskuterede i vores møde i dag, har jeg alvorlige bekymringer over din adfærd mod både dine kolleger og mig selv. Ved mere end en lejlighed har du vist disrespect i gruppemøder, en-til-en diskussioner og under samtaler her på kontoret. Disse adfærd sårer kontors moral og er blevet en forpligtelse til at få Johnson & Greene-projektet afsluttet.

Giv eksempler på adfærd

Dokumentere forekomsten af ​​dårlig opførsel inden for brevet. Sørg for at medtage datoerne og navnene på andre involverede parter. Beskriv de negative adfærd ubevidst. Vær ikke dramatisk, men giv os detaljer, som vil hjælpe nogen, der læser brevet for at forstå, hvad der skete, og hvorfor medarbejderens adfærd fortjener en reprimand.

Eksempel:

Under gårsdagens møde (22. august 2019) var din adfærd uprofessionel og forstyrrende. Du rullede dine øjne flere gange mens Tim talte, afbrød ham to gange, og omsider vendte sig væk fra ham, da han forsøgte at tale med dig om hans bekymringer. Du sukkede også højt, mens Ruth gav sin rapport. Da jeg bad dig om at præcisere, hvad der forstyrrede dig om, hvad Ruth havde at sige, rystede du på hovedet og sagde, at det ville tage for meget tid at gøre det.

Denne adfærd fulgte din udbrud den 20. august 2019, hvor du rejste din stemme til Erica, da hun havde svært ved at finde en fil, du ønskede. Vi havde gæster på kontoret på det tidspunkt, og jeg kunne fortælle, at de var flov over at høre, at du behandlede Erica væk. Da jeg talte til dig privat om hændelsen, trak du dine skuldre og sagde, at "Erica skal holdes ansvarlig for hendes uorganisering." Jeg sagde, at selvom det kan være tilfældet, er der aldrig nogen grund til at rejse din stemme, især i en professionel indstilling. Du accepterede at "tone det ned" i fremtiden.

I dag, da vi mødte for at diskutere, hvad der skete i mødet den 29. august, var du defensiv og spurgte mig, om jeg havde det ud for dig. Du insisterede på, at jeg var overreagerende. Jeg påpegede, at jeg som ejer af virksomheden skal beslutte, hvilken kontorkultur jeg vil fremme. Du sagde, at jeg var "for blød" og at virksomheden ville være på vej til problemer, hvis jeg holdt "coddling" folk. Du afbrød mig tre gange, mens jeg forsøgte at forklare min stilling og til sidst stormede ud af mit kontor, mens jeg stadig talte til dig.

Bemærk konsekvenser

Brevet skal tydeligt forklare konsekvenserne af medarbejderens nuværende adfærd, samt hvad hun kan forvente, hvis hun ikke foretager øjeblikkelige ændringer. Det er ofte en god ide at udarbejde en plan for øjeblikkelig ansvarlighed for at foretage positive ændringer.

Eksempel:

Jane, mens jeg generelt har været imponeret over dit arbejde og værdsætter dig som medarbejder, er det umuligt at fremme et produktivt kollegialt arbejdsmiljø, når en medarbejder regelmæssigt opfører sig som du har. For at imponere på jeres handlingers alvor og for at give vores team lidt tid til at omgruppere, suspenderer jeg jer resten af ​​ugen uden løn. Du forlader kontoret i dag, onsdag den 23. august og vender ikke tilbage til mandag den 28. august kl. 9. Jeg håber, at denne tid vil give dig tid til at reflektere over dine handlinger og overveje trin, du måtte tage, der vil hjælpe du skal fungere mere hensigtsmæssigt i et professionelt miljø.

Når du vender tilbage på mandag, bedes du kontakte mig, så vi kan sætte tid til at diskutere dine planer for at håndtere din adfærd. Men hvis din slibende adfærd fortsætter, kan du lade mig uden andet valg end at afvise dig fra din stilling. Jeg håber oprigtigt, at det ikke kommer til dette.