Sådan finder du fejlen i en ujusteret prøvebalance

Kraften i den dobbeltregistrerede regnskabsmetode er centreret omkring dens selvkontrollerende karakter, hvilket fører til tillid til, at regnskabsregnskaber for en virksomhed er komplette og nøjagtige. Forsøgsbalancen er en regnskabsrapport, der er mindre vigtig nu, da computerregnskabssoftware internaliserer dobbeltregistreringsproceduren, der kræver en enkelt registrering af en transaktion og dermed eliminerer transkriptionsfejl mellem debet- og kreditposter for en enkelt transaktion.

Forsøgssaldoen har stadig et sted, men når en bogholder eller revisor ønsker at vise en generals tilstand, før der foretages fejlkorrektioner, kaldes tilpasninger, der er nødvendige, når en prøvebalance ikke vil balancere. Uanset om du bruger manuelle eller computerbaserede regnskabssystemer, fungerer den ujusterede prøvebalance som et kraftigt internt dokument til opretholdelse af nøjagtigheden af ​​virksomhedernes konti.

Strukturering af en ujusteret prøvebalancerapport

I sin enkleste form består prøvebalancerapporten hovedsageligt af tre kolonner: kontonavnet og debet- og kreditbeløb for hver konto. Konti er i deres egenskab enten debit- eller kreditkonti, så der er generelt kun data i den tilsvarende kolonne. Den anden kolonne har en værdi på nul. Summen af ​​debet og kreditter for alle konti skal svare til at bekræfte nøjagtigheden af ​​dataene i hovedbogen og en prøvebalance vil ikke balancere, hvis en transaktion ikke er indtastet korrekt i både en enkelt debit- og kreditkonto. Forberede en prøvebalancerapport før korrektioner kaldes en ujusteret prøvebalance. Hvis det er fejlfrit, eller hvis korrektioner til konti senere foretages for at bringe det i balance, kaldes en efterfølgende rapport derefter en justeret prøvebalance.

Hvilke konti er mest sandsynligt, at de har debitorbalancer?

Normalt har konti som udgifter, tab, aktiver, kontanter og ejerens tegningskonto debet. Disse er konti, hvis værdier stiger med debetindtægter, mens de falder med en kreditindtastning. Tilsvarende har konti som salg, kapitalgevinster, passiver og egenkapital kreditværdier. Deres saldi øges, når de krediteres, og de falder med debet.

Alle transaktioner opretter både en debet- og kreditindtastning, selvom du kun indtaster transaktionen en gang i en regnskabsapplikation, der skaber dobbeltbogstaverformatet i software. Eksempelvis ville et selskab, der modtager et banklån på $ 5.000, debitere sin kontokonto og øge værdien af ​​den pågældende konto med $ 5.000, samtidig med at kreditterne på sine konti betales med samme beløb, da antallet af udestående lån er steget.

Hvad er et eksempel på en transkriptionsfejl?

Overvej banklånet på $ 5.000 fra prøvebalanceperspektivet. Hvis både debet- og kreditposter matcher, er denne transaktion i balance og har ingen negativ indvirkning på en prøvebalance i hovedbogen. Imidlertid kan du se et firma, der bruger et manuelt bogføringssystem, og låneindtægten blev debiteret til kontokontoen som $ 5.000, men krediteret kontoen for betalinger som $ 500. For den generelle hovedbog, herunder disse konti, vil en prøvebalance ikke ligge i balance, hvis dette ikke er løst. Da summen af ​​debet og kreditter let kan sammenlignes med prøvebalancerapporten, vil den ujusterede prøvebalance vise en forskel på 4.500 USD mellem debet og kredit. Den manglende nul er et eksempel på en transkriptionsfejl afdækket af en prøvebalancerapport.

Fejl afsløret af en ujusteret prøvebalance

Selv om det er ret effektivt at afsløre nogle slags fejl, vil den ujusterede prøvebalance ikke identificere enhver fejl, og der er faktisk nogle fejltyper, der ikke kan påvises af prøvebalancen. Hvis for eksempel hovedboksen er slukket med $ 0, 80, hvilken proces vil du bruge til at finde fejlen? Der er en række trin, som du kan arbejde igennem, stigende i kompleksitet, men den første ting at overveje er mængden af ​​ubalancen. Et tal som $ 0, 80 kunne simpelthen aflade centrene fra en post. Logisk kan du derefter søge transaktionerne fra debet eller kreditter, alt efter hvad der er 80 cent over, for et beløb, der slutter i $ 0, 80, og kontrollerer den tilsvarende post i den anden konto.

Den 80-procentige forskel kan imidlertid være kumulativ eller tilfældig, hvilket gør din søgning vanskeligere. Fælles trin til at finde fejl i prøvebalancer omfatter:

• Tilføjelse af prøvebalancekolumnerne forkert: findes simpelthen ved at tjekke tilføjelsen igen.

• Mangler en storbogskonto: sammenlign ulykkesbeløbet til kontoindtastninger i kolonnen med højere værdi for at finde den konto, der mangler i kolonnen med lavere værdi.

• Indtastning af en konto i den forkerte bogføringskolonne: divider ubalancen med 2 og søg kontosaldoer for dette beløb.
• Opdele ubalancen ved 9: Hvis ubalancen er jævnt delelig med 9, er der sandsynligvis en gennemførelse (skift af cifre) eller omplacering (forkert placering af et decimaltegn), der forårsager fejlen.

Hvis der fortsat er fejl, skal du søge i de enkelte konti, der er inkluderet i prøvebalancen.

Advarsel

• Nogle fejl afsløres ikke af en prøvebalance, herunder fejl som udeladte transaktioner eller fejl, der registreres forkert, men identisk i to konti. En ubalanceret prøvebalance angiver definitivt fejl, mens en afbalanceret prøvebalance muligvis ikke er fejlfri.