Sådan File Canceled Checks i Business

En annulleret check er en, der er blevet indbetalt af betalingsmodtageren og ryddet af din bankinstitution. Et fornuftigt arkiveringssystem for annullerede checks giver driftsmæssige fordele og juridisk dækning for en virksomhed. En virksomhed kan indsende deres annullerede checks i elektronisk eller fysisk format baseret på individuelle præferencer.

Grunde til at holde checks

Den vigtigste årsag til at holde dine annullerede checks er at fremlægge bevismateriale i tilfælde af en skattekontrol. Annullerede checks giver et solidt bevis for, at de udgifter, du hævder på din afkast, virkelig eksisterer. Det er bedst at holde ophævede checks i mindst syv år til skattemæssige formål, selv om det teknisk set kan IRS udfordre endnu ældre afkast, hvis de mistanke om svig. Bortset fra den juridiske fordel kan annullerede checks forenkle bogføringsopgaver og kan bidrage til at forhindre dobbeltbetalinger til leverandører.

Fysisk vs Elektronisk

Nogle banker returnerer stadig originale annullerede checks til kunder, der anmoder dem. De fleste banker udsteder imidlertid fysiske eller elektroniske kopier af annulleret kontrol i stedet for originaler. IRS giver enten fysiske eller elektroniske kopier som gyldige beviser, så virksomhedsejere kan vælge, hvad der virker bedst for deres aktiviteter. Mange banker giver kunderne mulighed for automatisk at modtage alle kopier af deres annullerede checks sammen med deres fysiske og elektroniske månedsopgørelse.

Filing System

Uanset om du vælger elektroniske eller fysiske checkkopier, skal du bruge et fungerende arkiveringssystem. Der er to hovedmuligheder for indlevering af annullerede checks: efter tidsperiode eller af sælger. Arkiveringskontrol i månedlige trin gør det lettere at slette eller ødelægge gamle checks, som du ikke længere har brug for. Den månedlige metode fungerer også godt, hvis du downloader elektroniske kopier fra din månedlige kontoudskrift. Indlevering af sælger gør det lettere at analysere, hvor dine transaktioner kommer fra, men du kan altid bruge din regnskabssoftware til at gøre det.

Andre detaljer

Små detaljer kan tage dit check arkiveringssystem fra okay til godt. Du kan dræbe to fugle med en sten, hvis du vedhæfter en annulleret check til den tilsvarende faktura og fil dem sammen. Dette gør det nemt at fange ubesvarede betalinger på indgående fakturaer. Sørg for at lave et mærke eller en check på en faktura, når du skriver checken; Dette hjælper med at sikre, at du ikke ved et uheld betaler fakturaen to gange. Hvis dit arkiveringssystem er fysisk, skal du holde det i et låst arkiv for ekstra sikkerhed. Gem en sikkerhedskopi af elektroniske arkiveringssystemer eller gem dem på skyen for at undgå tab af data.