Sådan afsluttes eller afsluttes et forretningsmemo

Virksomhedsejere har mange dokumenter, der kommer på tværs af deres skriveborde eller i deres e-mail-indbakke. Som virksomhedsleder har du læst utallige antal notater, så du forstår, at kommunikation og klarhed er afgørende for at få handling. Der er fem almindelige typer forretningsmemoer. Slut memorerne på en måde, der inspirerer folk til at handle.

Tip

• Afslutning af et forretningsmemo afhænger af typen af ​​notat, du skriver. De fleste notater afsluttes med en opfordring til handling med de nødvendige næste trin.

Afsluttende statusrapporter

Langsigtede projekter kræver ofte opdatering af relevante parter om fremskridtene. Notatet vil forklare, hvor den sidste statusrapport slap af, hvilke tidslinjer er du nu, og hvad de næste trin vil være. Det beskriver de allerede trufne handlinger og opnåede resultater.

Hvis du for eksempel koder et websted for en klient, der forventes at tage seks måneder at gennemføre, kan du sende en statusrapport hver måned for at opdatere klienten om udviklingen. Det identificerer også eventuelle problemer, du har oplevet. Ved at afslutte en statusrapport beskrives de næste trin og anmoder handling fra den anden part om at løse eventuelle problemer eller problemer.

Mødereferat Memo

Møde sker for at samle en gruppe af sind sammen for at gennemgå problemer, brainstorm beslutninger og godkende handlinger. Fordi møder ofte dækker en masse oplysninger, hvoraf nogle ikke er relevante for de næste trin, bruges et notat til at opsummere mødet. Et bestyrelsesmøde kan stemme om budgetposter.

Der kan også være en diskussion om at udbrede en ny markedsføringsstrategi. Mødereferatet notatet vil opsummere hovedpunkter og konkludere med, hvad der forventes af hver part fremadrettet. Det vil også oprette de næste mødeoplysninger, hvis de er tilgængelige, f.eks. Dato, klokkeslæt og sted.

Konklusioner vedrørende hændelsesrapporter

Denne type memo bruges, når der sker noget, som du skal dokumentere for en kunde eller medarbejderfil. En hændelsesrapport, der involverer en kunde, er påkrævet, hvis nogen faldt, mens de gik i din butik. En hændelsesrapport, der involverer en medarbejder, kan dokumentere en overtrædelseskode. Incidentrapporter er registreringen af ​​arrangementet og inkluderer dato, klokkeslæt, placering og omstændigheder bag hændelsen.

Disse opretholdes i juridiske eller menneskelige ressourcefiler som bevis for, hvad der skete. Afslutt en hændelsesrapport ved at notere, om der er behov for yderligere foranstaltninger. Hvis nogen er blevet skadet, angiv om medicinske vurderinger anbefales eller bestilles. Hvis en medarbejder overtræder adfærdskodeksen, angiv enhver disciplinær handling og træning der følger hændelsen.

Team-specifikke direktiver

Du kan bruge et notat til at give dine teams specifikke direktiver. Nogle gange er der en ændring i en bestemt regel eller procedure. Direktivnotatet skitserer disse ændringer og angiver, hvad der forventes af medarbejderne i fremtiden.

Hvis en lægekontor f.eks. Har en ny procedure til håndtering af sharps (nåle eller skalpeller), skal hver medarbejder få en kopi af et notat, der beskriver ændringen og eventuelle forventede nye adfærd. Afslut et direktivnotat ved klart at gentage den krævede handling med angivelse af eventuelle træningsdata og derefter tilbyde at besvare eventuelle spørgsmål fra medarbejdere om ændringen.

Forespørgsel Response Memo

En medarbejder, kunde eller partner kan spørge om et produkt, en politik eller en procedure. Undersøgelsens svarmemo svarer på spørgsmålene i undersøgelsen.

For eksempel kan en medarbejder spørge, hvorfor handsker er påkrævet på lageret. Notatet vil skitsere eventuelle sundheds- og sikkerhedsbestemmelser, og vil også angive brugen af ​​sikkerhedsudstyr, og derefter ville tage fat på de faktiske sikkerhedshensyn, som handsker er beregnet til at beskytte imod i lageret. Denne form for notat skal takke personen til undersøgelsen og bør også gentage, hvorfor politikken eller handlingen er hensigtsmæssig.