Sådan dokumenteres møder med underordnede

Dine møder med medarbejdere kan have juridiske konsekvenser. Hvis du skal beskæftige sig med en vanskelig medarbejder eller en, der konsekvent underperformerer, skal du dokumentere dit møde for at vise de skridt, du har taget for at hjælpe medarbejderen med at forbedre. I tilfælde af opsigelse eller disciplinære handlinger vil du have en oversigt over dine bestræbelser på at vise, at dine handlinger var baseret på en progressiv indsats for at forbedre situationen.

Skriv ned datoer og tider

Selvom det kan være trivielt at skrive datoen og tidspunktet for et møde, kan disse oplysninger have en enorm indvirkning på disciplin og opsigelsesaktioner. Du skal bemærke, hvornår mødet med en underordnet finder sted, og hvem der var til stede. Dette vil demonstrere, når du har taget progressiv handling for at løse de problemer, du har med en medarbejder.

Holde et rekord af mål

En del af dit møde med en medarbejder skal dække mål. Skriv ned de præstations- og forbedringsmål, du har sat sammen med medarbejderen, herunder kriterier for måling af fremskridt hen imod disse mål. Denne dokumentation af mål viser, at du har forsøgt at afhjælpe for at holde medarbejderen.

Dokumenthændelser

Når der opstår negative hændelser, der involverer din vanskelige medarbejder, skal du notere, hvornår hændelserne opstod, og skrive en kort beskrivelse af, hvad der skete. Adressér disse noter, mens du møder underordnet, og lav yderligere noter om medarbejderens reaktion på din opdragelse af hændelserne.

Liste over medarbejder-tilbudte løsninger

Ansøg løsninger fra medarbejderen under møder. Skriv ned medarbejderens forslag til løsninger. I tilfælde af at denne person ikke følger med på disse forslag, vil du have dokumentation for medarbejderens manglende indsats.

Lav skriftlige advarsler

Hvis du skal advare en medarbejder under et møde, skal du notere advarslen i din post af mødet. Mens du måske også har medarbejderen til at underskrive et dokument, der anerkender mødet, understøtter din post i mødenotaterne din påstand om, at du har meddelt medarbejderen om forestående disciplin eller opsigelse, hvis du ikke kan se ændringer i adfærd.

Cite selskabspolitik og regler

I tvister med en medarbejder vil et af de primære spørgsmål være, om du behandlet retfærdigt i anvendelsen af ​​reglerne. I løbet af dit møde skal du citere de regler og politikker, du følger, når du beskæftiger dig med medarbejderen. Skriv ned kilderne til disse retningslinjer og angive, at du følger dem.