Sådan dokumenterer du 5S-projekter

Succesfulde projektforbedringsledere, der gennemfører lean manufacturing techniques, bruger 5S-metoden til at eliminere affald og forbedre kundetilfredsheden. For at eliminere affald tager projektledere fem typer af handlinger baseret på japanske ord. Disse husholdningsarbejder omfatter Seiri (Sort), Seiton (Set in Order), Seison (Shine), Seiketsu (Standardize) og Shitsuke (Sustain). Som følge heraf bliver projektværktøjer sorteret og arrangeret, så de kan være tilgængelige, når det er nødvendigt. Ved at holde dit arbejdsområde rent og organiseret, forbliver alt (og alle) i orden. At dokumentere processen, så du senere kan evaluere, analysere og revidere et 5S-projekt, implementere 5S i trin og udarbejde rapporter på hvert trin.

1.

Opret en ændringskontrolplan for at styre kvalitet. Brug dit eget format eller download en skabelon fra websteder som Microsoft Office Templates hjemmeside, som giver adgang til at ændre kontrolskabeloner.

2.

Hold regelmæssige møder og dokumenter teammedlemsforslag i et møde. Brug værktøjer som Microsoft OneNote til at optage beslutninger og tiltag. Distribuer disse dokumenter via e-mail. Arkiver dem ved at uploade dem til intranetwebsteder, firmaredokumenter eller samarbejdspartnere, som f.eks. Microsoft Sharepoint.

3.

Brug procesforbedringsværktøjer, som f.eks. Statusrapporter og tidsobservationsark, til at definere, analysere, måle, forbedre og kontrollere processer. Opret statusrapporter, der beskriver, hvordan disse resultater styrker holdet, forbedrer specifikke processer ved at analysere den aktuelle tilstand (som det er) og definere den fremtidige tilstand (at være). Ved at definere kløften mellem de to, kan du oprette en implementeringsplan og handlingsplan.

4.

Opret en revisionsplan. Denne plan skal identificere det personale, der kan gå gennem arbejdspladsen og slippe af med alle de unødvendige værktøjer. Dette gør det muligt for dig og dine medarbejdere at sikre, at du lige har de rigtige værktøjer og materialer til at få arbejde udført. Planen skal kontrollere, at de resterende værktøjer er organiseret efter brugshyppighed og primære brugere. Det skal også beskrive, hvordan man grundigt kontrollerer ved hånden, at generel facilitet vedligeholdelse finder sted og sikre, at standardiserede værktøjer, processer og procedurer implementeres og anvendes. En omfattende revisionsplan hjælper dig og din lille virksomhed med at opretholde ændringerne. Udgiv succeshistorier for at bevare energi og entusiasme.

5.

Beskriv hver af 5S-processerne i detaljerede dokumenter og distribuér disse til alle teammedlemmer ved hjælp af e-mail eller social media teknologi som wikis, fora eller blogs. Opret tjeklister og plakater for at forstærke metoden. Træn personale i brugen af ​​disse processer ved hjælp af denne dokumentation. Derudover giver gratis ressourcer, som f.eks. Massachusetts Institute of Technology OpenCourseWare-webstedet adgangsmaterialer, værktøjer og ressourcer til at kommunikere bedste praksis i forbindelse med 5S-metoden.