Sådan styres møder effektivt

Uanset om du er formand for et stort eller mindre gruppemøde, hvis du er formand, vil du blive holdt ansvarlig for mødetes effektivitet. Du forventes at holde mødet effektivt, dække alle emnerne på dagsordenen og give hver stemme mulighed for at blive hørt. For at imødekomme alle disse forventninger skal du gøre nogle forudgående planlægning og sætte realistiske mål.

Forberedelse

Effektive møder sker normalt ikke spontant - de kræver grundig planlægning. Der skal træffes beslutninger om, hvem der skal deltage i mødet og hvad er formålet med mødet. Dagsordenen bør fastsættes og sendes til medlemmerne forud for mødet. Høring af medarbejdere vil bidrage til at sikre, at de fremlagte emner er relevante og rettidige. Kopier af eventuelle dokumenter, der skal drøftes, bør også distribueres tidligt nok til at blive læst før mødetidspunktet. Hvis der er et emne på dagsordenen, der kan være kontroversielt, kan man tale med nøglemedlemmer på forhånd og fremkalde noget, der kan hjælpe glatte ting ud under mødet. Udnævne en person til at optage mødet minutter.

Aktion under mødet

Start i tide. Det er respektløst at holde de punktlige medlemmer venter på en eller to uorganiserede kolleger. Hver dagsorden bør have en tidsfrist, der er tildelt den. Det er stolens rolle at overholde denne tidsretningslinje. Giv en to eller tre minutters advarsel, når diskussionstiden er næsten op. Indsend den sidste kommentar og vær fast ved at holde fast ved det. Effektive stole tillader ikke langvarige diskussioner med medlemmer, der laver gentagne kommentarer. Ingen person bør have lov til at dominere mødet. En effektiv stol vil med respekt påpege, at det er tid til at høre andre stemmer i sagen. Bestem forud for, om spørgsmål vil blive stemt om eller afsluttet ved at nå til enighed. Hvis mere tid er påkrævet for et vigtigt spørgsmål, skal du skrive elementet til dagsordenen for det næste møde.

Håndteringsproblemer

Advance planlægning hjælper med at eliminere problemer. Nogle gange er problemer uundgåelige, så det er en god ide at forvente det uventede. Hvis der er teknologiske problemer - for eksempel fungerer projektoren for den audiovisuelle præsentation, udnævner nogen til at søge en tekniker til at hjælpe. I mellemtiden foreslår du at gå videre til næste dagsorden og vende tilbage til præsentationen senere. En effektiv stol tillader ikke tid at blive spildt. Vær fleksibel og vær ikke bange for at dele information om eventuelle uforudsete problemer. For eksempel, hvis gæstens højttaler er forsinket på grund af et aflyst fly, er det bedst at meddele det ved starten af ​​mødet og undgå de uundgåelige hvisker, der ville opstå, når folk opdager hans fravær og begynder at spekulere om, hvorfor han endnu ikke er der.

Opfølgning

Effektive møder giver en handlingsplan for hver dagsorden. Protokol fra mødet, i udkast, skal snarest muligt sendes til alle deltagere med anmodning om tilføjelser og rettelser. Når ændringerne er foretaget, kan protokollen distribueres til alle interessenter. Dette viser en vilje til at dele information og invitere input fra alle interesserede parter. Hvis stolen bemærkede et mødemedlem, der syntes at være utilfreds, er det klogt at nærme sig hende individuelt og forsøge at løse hendes problemer, inden næste møde.