Hotel Front Office Reservation Procedures

Hoteller bløder ofte penge, fordi deres reservationsproces ikke er velplanlagt, hvilket kan frustrere gæsterne og få dem til at finde et andet sted at sove. Reservationer er den mest pålidelige indtægtsstrøm for mange hoteller, og de påvirker alt fra overskudsgrad til bemanding. At sikre, at gæsterne får indkvartering, når de forventer dem, er den nemmeste måde for et hotel at reducere klager og øge gæstetilfredsheden.

Finde et værelse

Når en gæst ringer til at anmode om et værelse til et bestemt sted og tidspunkt, kaldes dette for at kontrollere tilgængeligheden. De fleste hoteller har et styringssystem, der fortæller reservationer, hvor de typer og typer af værelser, der er tilgængelige for bestemte perioder, og lister priser for disse værelser. Reservationklasser, når de har fundet plads til gæsten, skal give en kort beskrivelse af faciliteterne. Beskrivelsen skal fortælle sengens størrelse og antal senge på værelset sammen med eventuelle specielle indkvarteringer, som f.eks. Køleskab eller balkon.

Anmodninger og garantier

En kritisk del af enhver hotelreservationsprocedure er at bemærke særlige anmodninger, så de er ordentligt indkvarteret. Hvis en bestemt værelsestype ikke er tilgængelig, for eksempel vil gæsterne foretage en reservation for en anden værelsestype og bede om, at deres oprindelige præference er noteret. Alternativt kan en gæst kræve en krybbe eller en roll-away seng til et barn. Når indkvarteringen er afgjort, bliver gæsterne ofte bedt om at garantere et værelse med et kreditkort. Nogle hotel procedurer tillader en midlertidig hold uden kreditkort i forventning om et depositum.

Politikker og procedurer

Da reservationer er ment at forhindre et hotel fra at blive oversold, så sørg for at en potentiel gæst forstår, at reservationen afbestillingsregler kan forhindre, at værelser holdes unødvendigt. Ligeledes skal en gæst vide, hvilken tid han kan tjekke ind i et værelse og hvornår han skal tjekke ud. Reservation procedurer bør lede front office clerks for at gøre disse klare til gæsten før afslutning af reservationen. En god reservation procedure indeholder instruktioner om parkering og eventuelle tilknyttede gebyrer samt tilgængeligheden af ​​lufthavn og offentlig transport.

Stærk bekræftelsesprocedure

Genoptagelse af reservationen er muligvis den mest kritiske del af processen. Det gør det muligt for reservationskonsulenten at tydeliggøre, hvad hun har markeret for gæsten og for gæsten at høre vilkårene i rummet. Hotellets medarbejder skal gentage værelsestype, med eventuelle særlige ønsker, ankomst- og afrejsedato og -dato, omkostningerne ved værelset samt garanti- og afbestillingsreglerne. Når al information er gentaget, og gæsten er enig, reserverer reservatøren et reservationsbekræftelsesnummer, som gæsten kan bruge, når du tjekker ind eller på fremtidige opkald.