Retningslinjer for anmodning og afholdelse af et møde

Følg retningslinjer for at anmode om og afholde et møde for at sikre, at det er produktivt og opfylder sit mål. Anmodning om et møde skal ske via en e-mail eller kalender invitation. Vælg et computerprogram for at sende invitationen ved hjælp af organisationens software eller en fælles applikation, der er tilgængelig for modtagere. For eksempel har Microsoft Outlook, Apples iCal og Google Kalender alle muligheder for at sende mødeinvitationer. Indkaldelsen skal angive formålet, tidspunktet, stedet og deltagerne i mødet.

Vær forberedt

Planlæg dit møde i forvejen ved at redegøre for de vigtigste punkter og mål i en dagsorden. Opret uddelinger eller en præsentation om nødvendigt at formidle dine oplysninger på mødet, ifølge Chargris Press. Medbring kopier af eventuelle uddelinger eller præsentationen, så de inviterede kan huske alle relevante oplysninger. Medbring en notesbog og pen. Deltagerne i et møde har ofte spørgsmål og ideer. Skyd ned alle tanker, du har under mødet, for at følge op med spørgsmål, svar eller ideer på et senere tidspunkt.

Afbryd ikke

Hvis en deltager kommenterer eller har et spørgsmål, skal du holde dit svar, indtil den enkelte er færdig. Sørg for at svare høfligt, fordi deltageren måske har savnet eller ikke fuldt ud forstået noget fra præsentationen, ifølge Psykologi i dag. Besvar spørgsmål fra deltagere, der løfter deres hånd frem for dem, der blurt ud spørgsmål, og hvis der er kommentarer, der sidestrækker mødet, drej samtalen tilbage til mål og hovedemne. Da folk normalt er på en stram tidsplan, holder mødet på sporet og afslutter det på sporet og punktligt. De fleste møder må ikke løbe længere end en time, ifølge GovLeaders.org

Besvar ikke telefonen

Når deltagerne går ind i lokalet, bed dem om at tavse deres mobiltelefoner og slukke for dem, så ingen vil blive distraheret under mødet. Distraktioner kan gøre møder længere og tage e-mails eller opkald, mens du forsøger at besvare spørgsmål eller give en præsentation er uhøflig, ifølge GovLeaders.org. Mens mobiltelefoner og e-mail er en effektiv kommunikationsmåde, er de ikke effektive, mens du adresserer en gruppe mennesker.

Sammenfatte

Indpak møder ved at opsummere, hvad du vil have folk til at tage væk fra mødet og notere eventuelle skridt du eller deltagerne skal tage for at opfylde målene. Hvis det er muligt, skal hver deltager være ansvarlig for noget for at hjælpe med at nå et mål. Beskriv hvad hver persons rolle vil være, når individets opgave skal være færdig, og hvem personen skal følge op med, ifølge GovLeaders.org.