Federal Timekeeping Policy for Government Contractors

Kontraherende med regeringen pålægger krav, som ikke almindeligvis findes på det kommercielle marked. Offentlige entreprenører skal overholde yderligere regler og procedurer for at kvalificere sig til den føderale indkøbsproces og for at opretholde deres status. Føderale tidsregnskabspolitikker er indeholdt i forbundsreguleringsforordningerne og kravene til Forsvarskontraktets revisionsagentur. De berører manuelle og elektroniske systemer til sporing af arbejdskraftanvendelse på en regeringskontrakt, fordi den er den største enkeltdriver og har direkte indflydelse på projektets samlede omkostninger.

Manuel tidsvisning

På trods af den stigende brug af elektroniske systemer, er forbundsregeringens kriterier for tidshåndtering stadig i høj grad baseret på manuel praksis. Den føderale regering kræver virksomheder, der søger at indgå kontrakt med det, for at vedtage acceptable manuelle tidshandlingspraksis, som f.eks. Medarbejdere, som personligt registrerer klokkeslættet på jobbet i blæk. Tilsynsførere og administratorer kan ikke udfylde tidsskemaerne på nogen ansattes vegne, medmindre der er gode grunde til at gøre det, f.eks. At en arbejdstager er syg eller rejser i arbejde. Medarbejderen er ansvarlig for at sikre, at hans tidsskrift udfyldes nøjagtigt. Tilsynsføreren skal herefter modregistrere og godkende oplysningerne, inden dokumentet kan indsendes til betaling.

Elektroniske systemer

Virksomheder, der ønsker at kvalificere sig til offentlige kontraktbud, skal demonstrere tilstrækkelige interne kontrolpolitikker, især når de bruger elektroniske tidssystemer. Medarbejdere skal have adgang til deres tidsskemaer ved hjælp af sikre adgangskodebeskyttelse og vedligeholde personlig kontrol af deres tidsskemaer, så der ikke kan foretages uautoriserede ændringer. Derefter skal de foretage de daglige indtastninger af de timer, de har arbejdet, uanset om de er betalt eller ej, men må ikke foretage indbetalinger eller opkræve arbejdskraft før arbejdet udføres. Under revisionsprocesserne vil DCAA normalt inspicere systemlogfilerne for at verificere de personer, der har fået adgang til systemet og årsagerne til sådan adgang. Hvis der var en fejl, vil revisionen søge at bestemme, hvordan den blev håndteret.

Skriftlige politikker

Offentlige entreprenører skal have omfattende skriftlige tidsplaner, der viser virksomhedens praksis og overholdelse af de føderale regerings krav. Virksomheden skal have skriftlige politikker vedrørende udarbejdelse af tidsskemaer og dokumentere, hvordan medarbejderne er uddannet på deres brug. Virksomheder skal have skriftlige politikker vedrørende tidsafgiftskoder, som er de koder, som medarbejderne bruger til at angive den tid, der skal faktureres for en bestemt statsaftale, og er grundlaget for beregning af den samlede arbejdskraftomkostninger på projektet. Virksomheden bør være i stand til at fremlægge bevis for periodisk revision eller gulvkontrol for at overvåge overholdelse af føderale tidskrav.

Manglende overholdelse

Virksomheder, der ikke opfylder føderale tidsplaner og krav, og dem, der efterfølgende mangler de fastsatte standarder, diskvalificeres fra at deltage i offentlige entreprenører. Forfalskning af tidsskrifter er en lovovertrædelse i henhold til False Claims Act. Medarbejdere, der gør det, er ansvarlige for straffesager, mens selskabet er afskåret fra offentlige kontrahenter. Desuden åbner offentlige kontrahenter, der beskæftiger sig med svigagtige arbejdsopkrævningssystemer, sig også for strafferetligt ansvar og retsforfølgning. Derudover er alle bedrageriske parter underlagt civilretlige sager i henhold til loven, hvor straffen er bøder, fængselsvilkår og skader på op til tre gange de skader, som forbundsregeringen oplever i svigagtige betalinger.