Faktorer at overveje, når du vælger regnskabssoftware

Regnskabssoftware kan give små virksomheder mange effektive måder at styre daglige økonomiske opgaver på, samt give ledelse og ejerskab nyttige rapporter til at analysere forretningsresultater. Uden ordentlig overvejelse gør virksomhedsejere nogle gange dyre fejl ved at investere i den forkerte regnskabssoftware, og de kæmper for at få softwaren til at arbejde eller pådrage sig endnu mere omkostning ved at konvertere til anden software.

Omfang af virksomheden

Den første og vigtigste ting virksomhedsejere skal dokumentere, før man vælger regnskabsmæssig software er omfanget af virksomheden og hvilke regnskabsopgaver, som softwaren ideelt set skal udføre. Ud over de grundlæggende regnskabskrav, lav en liste over andre ting, som du vil have regnskabssoftware til at håndtere, såsom lønningsliste, lagerstyring og omkostningsregnskab. Overvej forretningens fremtid i din beslutning såvel som i de nuværende operationer. Software, der passer perfekt i dag, kan ikke være nok et år fra nu. Hold forretningsvækst og ekspansion i tankerne, når du opretter din rækkevidde.

Moduler inkluderet

Når du har defineret omfanget af virksomheden og formålet med regnskabspakken, bliver screeningsmulighederne en lettere opgave, fordi du nemt kan fjerne dem, der ikke dækker varer på din liste over anvendelsesområder. For hver regnskabspakke, der dækker dit omfang, bestemme hvilke moduler der er inkluderet i basisprisen og hvilke moduler der har en ekstra omkostning. For eksempel opkræver nogle softwareproducenter en ekstra pris for et lønmodul. Noter hele prisen på hver softwarepakke, så du kan sammenligne pakkerne nøjagtigt.

Adgang og portabilitet

Hvis du har en enkelt forretningssted og ikke forventer at ændre, er enhver regnskabspakke, der installeres på en netværksserver, egnet til din virksomhed. Men hvis du har eller har til hensigt at have flere steder, skal du overveje, hvordan feltansatte vil få adgang til regnskabssoftware, hvis det er nødvendigt. Hvis du ikke har en medarbejder med informationsteknologier, kan opsætningen af ​​server-login er for kompliceret en proces til installation eller fejlfinding, når du har problemer. I tilfælde af en lille virksomhed med flere steder eller medarbejdere der arbejder hjemmefra, kan internetbaseret software være det bedste valg.

Viden er påkrævet

Kraftig, gør-det-hele regnskabssoftware er stadig ubrugelig, hvis dine medarbejdere ikke kan lære at bruge det. Ved valg af regnskabssoftware skal du tage højde for uddannelsesniveauet for dine medarbejdere og vanskeligheden ved softwarevalg. Nogle regnskabssoftware kræver højkvalitets regnskabskendskab til opsætning og brug, mens andre softwarepakker er rettet mod virksomhedsejere og medarbejdere, der ikke har regnskabsuddannelse eller erfaring.

Koste

Når du først har fjernet softwarepakker efter omfang, bærbarhed, modul og viden, er den sidste faktor at overveje omkostningerne ved de resterende softwarepakker. Når du overvejer omkostningerne, skal du tage hensyn til gebyrer for opgraderinger, årlig licens og support. Sammenlign tekniske supportpakker og faktor tillægsgebyrstøttepakker i de samlede omkostninger til regnskabssoftwaren. Hvis du ikke selv kan udføre installationen og opsætningen af ​​regnskabssoftware, får du estimater for installation og opsætning og faktorerne i de samlede omkostninger.