Sådan skrives et arbejdsområde udført

Omfangskryb er nemesis af mange projektledere, og hvis det ikke styres korrekt, kan det ødelægge et projekt. Ændring af projektets forventninger til at imødekomme ændringer i interessenternes forventninger eller tilføjelse af funktioner til et allerede godkendt projektdesign påvirker projektets tidslinje, budgetallokeringer og ressourcer. Et velskrevet udførligt dokument, der udarbejder et klart arbejdsprodukt og forventninger til tidslinjen, er en måde at forhindre, at omfanget kryber fra at forekomme. Det er imidlertid afgørende at vide, hvordan man skriver et effektivt arbejdsområde for at holde tvetydighed i at gøre dokumentet meningsløst.

Funktion og hensigt

Arbejdets omfang fungerer stort set som en forretningstjenesteaftale. Selv om det ikke er juridisk bindende, er SOW en formel aftale mellem et projekts interessenter - de interesserede i projektets udfald - og projektlederen eller anden myndighedsfigur. SOW sætter tidligere forhandlet og aftalte projektkrav, herunder projektmilestre, leverancer og rapporteringsprocedure forventninger og tidslinjer til opfyldelse af hver forventning. Det bliver et benchmark for at måle fremskridtet med det udførte arbejde, hvilket fører til en vellykket gennemførelse af projektet.

Generelle skrivningsretningslinjer

Generelle skriftlige retningslinjer for en SOW ligner dem til at skrive en forretningspolitik eller -procedure. Erklæringer skal være klare, koncise og kun omfatte så mange ord som nødvendigt for at kommunikere punktet. Brug et aktivt tale- og opgaveorienteret sprog, som alle fra en projektinteressent til et datalægningsholdmedlem let kan forstå. For eksempel stave ud akronymer, definere udtryk og inkludere diagrammer, kalendere og andre visuelle hjælpemidler, der præciserer forventningerne og gør læsningen lettere.

SOW Format

Opdel SOW i forskellige sektioner, herunder en ordliste, projektdefinitionsopgørelse, udsagn om projektmål sammen med en beskrivelse af, hvordan hvert mål skal opfyldes, en detaljeret liste over projektleverancer og ansvarlige parter, en kalender eller liste med milepæl og forudbestemt projekt møde datoer og en tidslinje for udførelse af projektopgaver og til at vende i projektleverancer. I alt skal SOW's dele male et klart billede af projektet, dets forventninger og de involverede medarbejderes ansvar.

Projekt Benchmark Measurements

Hvert afsnit af SOW bør indeholde benchmarkmålinger, der vurderer arbejdet udført og holder projektet på rette spor. Benchmarks er klare, målbare kvantitative eller kvalitative vurderinger, der ikke giver plads til personlig fortolkning. Tal, datoer, tider og procentvise beregninger er eksempler på kvantitative benchmarks. Kvalitative benchmarks kan til tider være vanskeligere at skrive, fordi de ikke kan indeholde selv en antydning af tvetydighed. For eksempel identificerer en leverbar, der er skrevet som "Opret et tipark til adresser til brugernes behov", den leverbare men er tvetydig og giver god plads til personlig fortolkning. Langt mere effektivt og nemt måles, er en leverbar skrift som "Skriv et enkeltsidetipsark, der adresserer en to-trins installationsproces, beskriver password-politikken og beskriver procedurer for oprettelse af adgangskoder.