Etiquette for Business Meeting Invitationer

Virksomhedsejere udfører ofte møder med deres medarbejdere, kolleger og kunder for at diskutere en række forhold. Uanset om brainstorming ideer til en produkt lancering eller færdiggørelse af en projektplan, er forretningsmøder brugt forbedre forretningskommunikation. Hvis du beslutter at være vært for et møde, praktiserer du en korrekt etikette og sender forretningsmødeinvitationer til din tilsigtede gæst.

Typer af invitationer

Forretningsmødeinvitationer kan sendes i en række forskellige formater. For en papirløs, "grøn" tilgang send møde invitationer via email. Til en formel tilgang skal du bruge papirindbydelser til at invitere gæsterne til at deltage i forretningsmøder. Hvis du inviterer en kollega til et forretningsmøde personligt eller via telefon, skal du også sende en formel invitation med detaljerne i mødet. Brug neutrale farver eller firma farver og inkludere firmaets logo på invitationen. Undgå at bruge distraherende farver og billeder, medmindre invitationen er til brainstorming eller kreativt møde.

Vælg dato

Forretningsmødeinvitationer giver dig fordelene ved at advare deltagerne om dit møde i god tid. Giv deltagerne mindst en uges varsel til forretningsmøder. "Inc., " et magasin og online ressource for virksomhedsejere, foreslår at undgå mandag møder.

Invitation detaljer

Et møde møde invitation skal indeholde alle de oplysninger en person har brug for at vide om det møde, han deltager. Det er vigtigt at medtage nøgleoplysninger, som dato og tidspunkt for mødet, placeringen, formålet og værten. Du kan også gerne medtage, hvorvidt morgenmad, frokost, aftensmad eller forfriskninger vil blive serveret under mødet. Hvis en speciel gæst deltager, skal man nævne hendes navn og en kort biografi. Du kan inkludere dagsorden for mødet samt minutter fra tidligere møder, hvis det er relevant.

Fordele ved invitationer

Forretningsinvitationer giver deltagerne med forudgående meddelelse, at de har en begivenhed, de skal deltage i. Med kendskab til mødet kan deltagerne udarbejde data og rapporter i forvejen, hvis de skal fremlægge resultater. En invitation giver dem også rig mulighed for at omarrangere deres tidsplaner, så de kan deltage i mødet og blokere deres tidsplaner fra andre engagementer.

Advarsler

Overvej nogle få faktorer, før du sender invitationsforespørgsler til forretningsmøder. Gennemgå listen over inviterede for at sikre, at alle vigtige personer er opført. Det er vigtigt, at de oplysninger, du giver møde inviterende, er nøjagtige; fra gæsternes navn og sted for mødet til tiden. Send en opfølgning for at minde dem om mødet og advare dem, hvis der er ændringer i den oprindelige mødeindbydelse.