Etiske spørgsmål om Office Privacy i Business Communications

Virksomheder skal balancere medarbejderens privatlivets bekymring med et behov for at forhindre uetisk adfærd af medarbejdere, der kan skade virksomheden. Forretningskommunikation af enhver art - herunder e-mail, onlinefora, telefonsamtaler og papirbaseret kommunikation - kan misbruges, og resultaterne kan udgøre alvorlige risici for virksomheden og ofrene for den uetiske adfærd.

Risici

Misbrug af kontorteknologi, som f.eks. En computer, der bruges til at få adgang til e-mail og internettet, kan skabe risici for din virksomhed, ifølge AC Krizans og kollegers bog "Business Communication". For det første vil produktiviteten falde, hvis dine medarbejdere rutinemæssigt misbruger deres kommunikationsrettigheder, for eksempel ved at bruge firmas e-mail- og chat-tjenester til personlig kommunikation og andre ikke-essentielle opgaver. For det andet, hvis dine medarbejdere deltager i uetiske aktiviteter, kan din virksomheds omdømme lide. Værre, misbruget kunne resultere i juridiske problemer. Hvis en medarbejder f.eks. Bruger virksomhedsteknologi til at sende chikanerende meddelelser til kolleger eller kunder, kan din virksomheds udstyr beslaglægges som bevis, og din virksomhed kan holdes ansvarlig for ikke at forhindre den uetiske adfærd.

Overvågning af forretningskommunikation

På grund af de betydelige risici, der er forbundet med erhvervskommunikation, overvåger nogle arbejdsgivere virksomhedskommunikation for at holde tabs på medarbejderaktiviteter og forhindre misbrug. Men at spionere på dine medarbejders kommunikation kan have negative virkninger på arbejdspladsernes moral, men det kan dog være berettiget at overvåge. Hvis du for eksempel rutinemæssigt overvåger medarbejderemails, vil dine medarbejdere føle, at du ikke stoler på dem. De kan også tro på, at du invaderer deres privatliv, selvom du har en klar juridisk ret til at overvåge brugen af ​​virksomhedsudstyr og ressourcer.

Etik politik

En løsning på dette problem er at udarbejde en politik, der beskriver dine retningslinjer for etisk kommunikationskommunikation og din privatlivspolitik for overvågning af kommunikation. Forklar for eksempel dine forventninger til etisk forretningskommunikation, herunder hvilke adfærd der er uacceptable. Forklar også specifikationerne for hvornår og hvordan du overvåger medarbejderkommunikation for at sikre overholdelse. Endelig redegøre for konsekvenserne for uetisk adfærd. En klar politik gør det muligt for medarbejderne at vide, hvor du står, og giver dem mulighed for at afgøre, om de vil tolerere at blive overvåget eller søge arbejde andetsteds.

Juridiske grænser

Rådfør dig med en advokat, der har erfaring i din branche, hvis du ikke er sikker på, hvilke lovmæssige grænser du skal overholde. Domstolene har generelt fastholdt arbejdsgiveres ret til at overvåge kommunikation, der er afhængig af virksomhedsejet teknologi, ifølge bogen "Computer Concepts" i juni Jamrich Parsons og Dan Oja. Den underliggende juridiske begrundelse er, at en virksomheds rettigheder og interesser opvejer en medarbejderes ret til privatlivets fred, når medarbejderen bruger selskabsretligt udstyr, ifølge forfatterne.