Effektiv kommunikation og præsentationer

Uanset om du rapporterer om et projekt, der er færdigt, pitching noget til dine medarbejdere eller gør en præsentation til kunder, er principperne om effektiv kommunikation det samme. Fokus på organisationen af ​​din besked vil hjælpe dig bedre til at præsentere hvad du skal sige og få folk om bord med dine ideer og forslag.

Publikum

Det første skridt i at skabe en effektiv præsentation er at analysere dit publikum. Det betyder at gå ud over, hvem de er og tænke på, hvad deres færdigheder, behov og interesser er. For at få folk til at købe ind i, hvad du præsenterer, skal du give dem en fordel. Med dine medarbejdere kan det betyde, at deres arbejdsbyrde lettere gennem nye systemer, du foreslår eller hjælper virksomheden med at reducere omkostningerne og øge fortjenesten - hvilket betyder mere jobsikkerhed for dem. Dine kunder ønsker fordele som forbedret kvalitet, faldende leveringstider, øget salg, højere overskud og bedre kundeservice.

Formål

Før du begynder at oprette en præsentation, angiv de formål, du har i rækkefølge af betydning. En almindelig fejl hos præsentanter er at fokusere på det, de ønsker at komme ud af præsentationen, såsom en sælger, der håber at underskrive en kontrakt. I stedet fokusere på hvilke fordele du vil give til publikum først, hvilket vil hjælpe med at konvertere dem til partnere, der vil hjælpe dig. Når du har kendskab til dine formål, vil du vide, hvordan du starter og afslutter præsentationen, lovende en fordel ved starten af ​​din samtale og derefter gentager det i slutningen.

Præsentationsstruktur

Din præsentation skal følge en tre-trins tilgang, der begynder ved at fortælle publikum, hvad de vil høre, og hvorfor det er vigtigt for dem. Når de er interesserede i at høre dine oplysninger, er de klar til at tale. Den anden del af din præsentation skal levere det, du har lovet. Her giver du detaljerne for at understøtte dit åbningslofte. Afslut præsentationen med en recap og et opfordring til handling, der minder dit publikum om den fordel du lovede i begyndelsen af ​​samtalen og fortæller dem, hvordan de kan få det.

Præsentationstips

Tilføj visuelle billeder til din præsentation for at hjælpe publikumsmedlemmerne til at se side-by-side sammenligninger eller konkrete oplysninger frem for abstrakte begreber. Afhængigt af dit niveau af teknologisk kompetence kan du bruge et tørt slettekort, et flipover, tegninger, illustrationer, et diasshow eller en PowerPoint-præsentation. Stil spørgsmål under din præsentation for at tegne publikum. Dine spørgsmål skal være enkle og generere de ønskede svar, og du kan simpelthen forsøge at få publikum til at blive en del af processen og mundtligt være enig med dig. Hold en spørgsmål og svarperiode i slutningen af ​​din præsentation for at sikre, at ingen efterlader spørgsmål eller misforståelser om oplysningerne. En Q & A session giver dig mulighed for at høre tvivl eller indvendinger og straks fjerne dem.