Skal en arbejdsgiver udskifte en lønseddel, der blev tabt?

Hvis din medarbejder taber en lønseddel, er der ingen one-size-fits-alt svar på, hvordan du skal håndtere det. Reglerne er forskellige afhængigt af din stats lovgivning og om tjekken er gået tabt før eller efter at arbejderen har modtaget det. Det er en god idé at etablere en politik for tabt kontrol, før problemet opstår.

Tip

• Hvis arbejdsgiveren er skyldig i at lønsedlen ikke ankommer - for eksempel at skrive adressen forkert - så skal han erstatte den. Andre situationer er mindre klare, men det er nok klogt at erstatte kontrollen i de fleste tilfælde.

Checken var i posten

Dine medarbejdere betales ikke, før den direkte indbetaling rammer banken, eller de har deres lønsedler i hånden. Hvis din statslov bemyndiger, hvor ofte en medarbejder bliver betalt - en gang om måneden, hver anden uge, ugentlig - skal du aflevere kontrollen med den udpegede betalingsdag. Hvis medarbejderne modtager deres løn for sent, fordi du sendte dem på lønningsdag, kan de have begrundelse for søgsmål.

Hvis lønsedlen ikke kommer til alt, afhænger hvad der sker næste gang af årsagen. Hvis du er i fejl - du skrev den forkerte adresse eller stak tjekken i den forkerte konvolut - din medarbejder har ret til en erstatningskontrol. Hvis medarbejderen er forkert, for eksempel fordi hun gav dig den forkerte postadresse, er der en god chance for at du er lovligt væk fra krogen. Tal med din firma advokat eller den statslige arbejdsafdeling om din stats arbejdsbestemmelser.

Når medarbejderne skrues op

Selvom tabet ikke er din skyld - din medarbejder kastede tjekken i skraldet ved et uheld, faldt konvolutten ud af lommen - du har stadig en medarbejder, der ikke blev betalt. Udskiftning af checken kan være en besvær, men det kan være værd at gøre for at holde din medarbejder tilfreds.

• Hvis din medarbejder ikke kan finde checken, spørg, om han kan vente et par dage før, at han erklærer det uigenkaldeligt tabt.
• Hvis checken ikke vises ved da, ring til banken og stop med betalingen. Hvis checken allerede er blevet indbetalt, er du ikke forpligtet til at refundere medarbejderen, hvis du ikke er skyldig.

• Når betalingen er stoppet, genudsted checken.

Banker opkræver et gebyr for at stoppe en check. Du tror måske, at det er rimeligt at fratrække gebyret fra den nye lønseddel, men loven kan være uenig. Mange stater siger, at du ikke kan foretage fradrag, medmindre medarbejderen udskiller dem. I så fald bede medarbejderen om at betale dig pengene særskilt i stedet for at fratrække det.

Indstil en virksomhedspolitik

Det er klogt at have en skriftlig politik på plads, før nogen lønsedler går AWOL. På den måde ved dit personale, hvad du kan forvente, og du behøver ikke at vinge det, mens en vred medarbejder kræver hendes penge. Retningslinjerne skal fortælle dine medarbejdere, hvad loven kræver, og hvad sker der, hvis tabet er deres skyld. Medtag politikken i din medarbejderhåndbog, så medarbejderne, hvis de læser den, ved forudgående, hvad de skal forvente.