Forskellige Business Letter Salutations

I erhvervslivet skaber relationer partnerskaber og loyale kunder. Når du skriver et forretningsbrev, etablerer du forholdet fra begyndelsen med hilsen. Uanset om du sender forretningsbrev eller e-mail, er der forskellige acceptable metoder til adressering af læseren i hilsen. Sørg for at holde tonen professionel og i overensstemmelse med det faglige forhold, du har med modtageren.

Formelle hilsener

Brug formelle salutationer, når du ikke kender modtageren, har en lavere titel eller ellers underordnet modtageren. Formelle hilsener i forretningsbrev er traditionelle og almindeligt accepterede. De bør bruges, når du er usikker på, hvordan du adresserer den anden part.

• Ukendt Modtager: Der er to traditionelt acceptable salutationer, når du skriver et forretningsbrev til en ukendt modtager. Til hvem det kan vedrøre eller Kære herre eller fru vise respekt for enhver, der er den tilsigtede læser.

• Kendt modtager: Når du sender et brev til en bestemt person, hvis navn du har, skal du starte med Kære og bruge personens efternavn. Identificer så vidt muligt køn, civilstand og faglig titel. Brug identifikatorerne hr ., Fru, frøken eller fru . at definere køn og civilstand. Når du adresserer en læge, skal du bruge Dr. før efternavnet. Når du adresserer en professor, skal du bruge Prof. Identifikatorer bruges mellem Kære og efternavnet. For eksempel, Kære Prof. Jones . Brug ikke et kønsidentifikator, hvis personen har en faglig identifikator.

• Kønsspecifikke: Der er tidspunkter, du har personens fulde navn, men er usikker på om personen er en mand eller kvinde. Sprogforskelle, unik stavemåde og køn-tvetydige navne kan skabe forvirring. Gæt ikke. Når du er usikker på modtagerens køn, skal du forlade kønsidentifikatoren og bruge det fulde navn. For eksempel, Kære Jan Jones .

Når det er muligt, lær så meget som muligt om personen for at gøre hilsen så personabel som muligt. Dette kan kræve et par ekstra minutter arbejde, men det giver ofte bedre svar.

Semiformale Salutationer

Hvis du er på lige fod med modtageren eller har et langt forhold, der kvalificerer dig til at være venligere, kan du bruge en semiformal hilsen. Dette er det samme som du ville sende til en ven til en fødselsdagsfest reservation, men giver en tone, der matcher, hvordan du kommunikerer med personen i det virkelige liv.

• Gruppemodtagere: Hvis du bruger et mailfusionsprogram, er det muligt at sende brevet og få hilsen justeret ud fra hver enkelt person. Der er dog tidspunkter, hvor et brev sendes til en hel gruppe og ikke individualiseres. I så fald identificerer gruppen kollektivt. For eksempel, kære deltagere, kære kolleger eller kære team er acceptable.

• Individuel Mand eller Kvinde: I et mindre formelt brev er Kære stadig brugt, men med personens fornavn. Der kræves ingen identifikatorer. Igen skal dette være i tilfælde, hvor du allerede er på fornavn med modtageren. For eksempel fungerer Dear Joe, hvis du ikke ringer Joe Mr. Jones personligt.

• Fælles digitale hilsner: Email har tendens til at følge mere afslappede stil retningslinjer. Endnu en gang bestemme forholdet og hensigtsmæssigheden af ​​at bruge mindre formelle hilsener som Hi eller Good Afternoon . Når du er i tvivl, læne dig på siden af ​​at være lidt mere traditionel for at undgå at irritere nogen, der kunne opfatte din hilsen som manglende respekt. Som med alt i erhvervslivet forstår du, hvem du kommunikerer med for at gøre beslutsomheden.

Semiformale salutationer bruges i både brev og e-mail korrespondance. Email er mindre formelt af natur, og disse salutationer bruges mere i e-mail end formelle hilsener.

Overvej hele bogstavets tone

Det er en ting at vælge en hilsen, der er professionel. Det er lige så vigtigt, at hilsen matcher tonen i brevet. Du kan være venlig med en person, men hvis du beskriver vilkårene for en ny kontrakt, vil brevet være formelt. Hilsen skal stemme overens med tonen og skulle være traditionel som Kære Mr. Smith . Det er ikke nok at vælge en hilsen, der føles rigtigt. Et forretningsbrev er opbygget af en grund, og hver del af det, fra hilsen til efterskriftet, er udformet med et formål.

Due Diligence Om Modtager

Når man tager tid til at finde ud af en persons navn, går titlen og den professionelle status langt i virksomhedens korrespondance. Det viser respekt og professionalisme. Ring til firmaet for at tale med en receptionist eller anden repræsentant og spørge, hvem der skal sendes et brev til for emnet. Folk er ofte glade for at give dig de nødvendige oplysninger, selv om du kan løbe ind i problemer med portvagter, der filtrerer salgskorrespondence til chefer.

Hvis du ikke kan få oplysningerne via telefonen, skal du gå til internettet og søge efter en virksomhedsmappe. Brug din dom til at afgøre, hvem brevet skal gå til. Selv om det går til den forkerte person, er det mere sandsynligt at blive videresendt, hvis det ikke begynder med en generel hilsen og ikke noget navn.