Om Elektronisk Baseret Human Resource Management

Manila-mapper, papirdokumenter, kopimaskiner og stålskabsskabe bliver en ting fra fortiden, når en virksomhed gennemfører elektronisk baseret personaleforvaltning. Elektronisk HR-ledelse, også kendt som E-HRM, bruger webbaseret teknologi til at oprette et HR informationssystem. Selvom meget små eller nye virksomheder kan finde at implementere E-HRM unødvendigt eller simpelthen for dyrt, mange overvejer efter at have nået en tærskel på omkring 100 ansatte. Enhver lille virksomhedsejer, der selv fjerner i betragtning af E-HRM, bør dog fuldt ud forstå de egenskaber, fordele, begrænsninger og muligheder for implementering, inden de beslutter at investere i et E-HRM-system.

Basale koncepter

Som en lille virksomhed vokser, kan selv den mest velorganiserede ejer eller HR-medarbejder blive overvældet med at administrere og vedligeholde et manuelt HR-system. For meget arbejde og for lidt tid kan være årsag til datafejl, forsinkelser i ansættelse og træning af nye medarbejdere og i værste fald mangel på opmærksomhed på HR interne kontroller. E-HRM har potentiale til at ændre, hvordan HR-afdelingen fungerer ved at automatisere nogle eller alle HR-processer. Dette inkluderer, men er ikke begrænset til, processer som prognoser, rekruttering, udvælgelse, performance management, workflow planlægning og medarbejder kompensation. Automatisering kan også sikre, at en lille virksomhed konsekvent overholder sikkerheds- og privatlivets interne kontrol.

Typer, mål og værktøjer

E-HRM kan implementeres som helhed eller delvist efter type og mål. Operationel E-HRM fokuserer på HR-administrative opgaver som lønning, administrering af medarbejderoplysninger og ferie- eller tidsbegrænsede anmodninger. Relational E-HRM understøtter rekrutterings-, ansættelses- og træningsdirektiver og hjælper virksomhedsejerne eller afdelingscheferne med medarbejderens performance management. Transformational E-HRM fokuserer på strategiske mål som vidensstyring og HR prognoser. Hver funktion bruger webbaserede værktøjer som en medarbejderinformationsdatabase, elektroniske jobbrædder på en karriere- eller forretningswebsted, online ansættelsesvurderinger og e-learning og e-træning til rådighed for potentielle medarbejdere, nuværende medarbejdere, afdelingschefer og virksomhedsejeren .

Omkostninger Vs. Fordele

De samlede omkostninger til køb, installation, uddannelse og vedligeholdelse af et E-HRM-system varierer betydeligt. For eksempel, CostOwl.com rapporterer om prisen på et grundlæggende HR-system til en meget lille virksomhed kan køre omkring $ 1.000. Mere komplekse klient-server-systemer, der kræver software licensafgifter, starter omkring $ 40 til $ 100 pr. Bruger til en virksomhed med 50 ansatte. De samlede omkostninger stiger til ca. $ 200 til $ 300 pr. Bruger, da kompleksiteten af ​​et E-HRM-system stiger. Ved vurderingen af ​​direkte købsomkostninger er det vigtigt at også overveje både direkte og indirekte omkostningsbesparelser og fordele for virksomheden. Direkte omkostningsbesparelser, såsom arbejdskraft, opbevaring og sikkerhedsomkostninger, kan i nogle virksomheder være bleg i forhold til fordele, som virksomheden kan opleve ved større effektivitet og produktivitet.

Begrænsninger og overvejelser

Ved at udvikle en fuld forståelse af E-HRM er det også vigtigt at overveje E-HRMs begrænsninger. Ud over direkte omkostninger overvejelser, som selv kan være betydelige begrænsende faktorer, kan der også være tankegang, fortrolighed med teknologi og tillidsbegrænsninger at overveje. En af de mest betydningsfulde er en tankegang, som nogle kan have om at flytte fra et ansigt til ansigt til et virtuelt HR-miljø. E-HRM depersonaliserer i realiteten i det mindste en vis grad og er en begrænsning, der skal overvindes for at sikre succes. Det kan også stresse eller fremmedgøre medarbejdere, som måske ikke har kendskab til computere eller webbaseret teknologi. At skabe et miljø, hvor medarbejderne føler sig trygge, og som beskytter sikkerheden og privatlivet af personlige oplysninger, kan uden en stærk og effektiv intern kontrol være en væsentlig begrænsende faktor.