Hvad er funktionerne i MS Outlook?

Selvom dit firma bruger en proprietær e-mail-klient eller allerede har et andet system til messaging på plads, kan du finde flere funktioner i Microsoft Outlook, der er fordelagtige for virksomheden. Outlook er e-mail-klientdelen af ​​Microsoft Office Suite, og selv om det letter alt fra e-mail-meddelelser til mødeindkaldelser, fungerer det på samme måde som andre Suite-programmer. Udforsk hvilke funktioner Outlook har at tilbyde din virksomhed, og du vil snart få beskeden.

Meddelelse

Microsoft Outlook letter kommunikationen på flere måder. Den største er selvfølgelig via e-mail. Med et klik på "Ny" menuen på båndet, kan du generere en besked klar til email. Outlook tillader forbedringer som vedhæftede filer, baggrunde og temaer, signaturfiler og i visse tilfælde evnen til at se, om de personer, du e-mailer, aktuelt er online i virksomhedens netværk. Gennem en grænseflade, der vil være meget kendt for alle, der har arbejdet i andre Suite-produkter som Word eller Excel, kan du tilpasse dine e-mails ved at ændre skrifttypen, tilføje dit firmas logo og angive forskellige farver.

Organisation

Mens en kalender kan være den første ting, der kommer til at tænke, når brainstorming måder at blive organiseret, tilbyder Outlook flere funktioner for at blive organiseret. Den har en meget konfigurerbar kalender, fundet ved at klikke på knappen "Kalender" nederst til venstre i arbejdsområdet. Du kan konfigurere kalenderens visning for at vise daglige, ugentlige og månedlige detaljer samt farvekoordinatmøder. En anden måde, Outlook giver dig mulighed for at blive organiseret digitalt, er dens kontaktliste. Knappen "Kontaktpersoner" er lige under knappen "Kalender", og giver dig mulighed for at holde så meget eller lige så lidt som muligt. Tilføj digitale visitkort eller indtast oplysningerne manuelt. Selvom Outlook leveres med flere e-mailmapper som standard, som "Sendt" og "Gemte emner", kan du tilføje, slette og organisere dem, så de passer dig bedst. Opret mapper for at gemme e-mails, du skal adressere, spørgsmål fra underordnede, konkurrent briefinger og alt andet, der fjerner rod fra dit primære email-meddelelsesvindue.

Sporing

Det kan forekomme, at når du sender en email ud i æteren, ved du aldrig, om den har nået sit mål. En funktion Outlook tilbud er en bekræftelse. Når du har åbnet en ny e-mail ved at klikke på knappen "Ny" eller "Mailbesked", skal du klikke på fanen "Option" i vinduet "Untitled - Message". Der er to funktioner til rådighed her. Marker afkrydsningsfeltet "Anmod om leveringskvittering" på båndet for at finde ud af, hvornår din besked er landet i modtagerens e-mail-indbakke. Marker afkrydsningsfeltet "Request a Read Receipt" for at blive underrettet, når modtageren reelt åbner e-mail-beskeden. Mens disse funktioner ikke er garanteret - kan modtagere vælge en mulighed for ikke at sende en læsekvittering - de kan vise sig nyttige. Hvis sporing er almindelig eller vigtig for din virksomhed, kan du konfigurere Outlook til at spore alle meddelelser i afsnittet Beskedhåndtering.

Samarbejde

Mange Outlook-funktioner giver dig mulighed for at samarbejde med dine medarbejdere, vejledere og andre kolleger. Konfigurer møder ved hjælp af Outlook's invitationsfunktion. Ikke alene vil du straks informere inviterede om, at deres deltagelse bliver bedt om, men du kan spore, hvem der accepterer eller afviser, samt checke gæsters tidsplaner på forhånd for optimal planlægning. Du kan også drage fordel af Outlook's Del My Calendar-funktion. Dette giver dig mulighed for, efter at begge parter er enige om deling, se medarbejdernes arbejdsplaner, se, hvornår de kommer ind og ud af kontoret, tjek af aftaler og mere. Udnyt funktionen Opgaveforespørgsel, der findes i menuen "Ny" på båndet for at tildele arbejde.