Måder at kontrollere regnskab og opgørelse

Regnskabssystemer og inventar kan være særligt sårbare over for tyveri, svig eller direkte fejlforvaltning. Kontrol af integriteten af ​​dine regnskaber og sikkerheden i din beholdning kan direkte bidrage til din bundlinje ved at reducere unødvendige udgifter. Små virksomhedsejere har en række interne kontrolfunktioner til rådighed for dem, og hver virksomhed kræver et unikt sæt kontroller for tilstrækkeligt at sikre sine aktiver.

Sikkerhedssystemer

Alle regnskabsdata og opgørelse bør holdes så sikkert som muligt. Begræns adgangen til lagerbeholdningsområder, og installer sikkerhedskameraer med optageenheder. Udfør regelmæssige og tilfældige beholdningstællinger for hurtigt at afdække problemer med tyveri eller affald.

Regnskabsdata kan lige så nemt blive kompromitteret som opgørelse eller kontanter, og kriminelle kan gøre det samme beløb af økonomisk skade ved at manipulere regnskabsposter som ved fysisk tyveri. Beskyt alle servere og computer arbejdsstationer med adgangskoder, og ansæt en intern eller tredjeparts netværkssikkerheds specialist for at sikre adgang til dine filer. Sammenlign interne finansielle data med kontoudtog og finansielle dokumenter for at sikre, at dine poster forbliver korrekte.

Adskillelse af pligter

Filosofien bag adskillelse af pligter er, at tyveri ved samvittighed bliver hårdere, når flere mennesker er involveret i en flertrinsproces. Regnskabs- og lageropgaver involverer en række aktiviteter og trin; At adskille disse opgaver blandt medarbejdere på forskellige niveauer i din virksomhed kan bidrage til at reducere hændelser af samarbejdsvilkår. Tillad ikke den samme person at placere lagerordrer og kontrollere nøjagtigheden af ​​indgående forsendelser, for eksempel. Tillad ikke den samme person at foretage bankindskud og indtaste kontantindtægter i regnskabssystemet som et andet eksempel.

Uafhængige revisioner

Tredjeparts finansielle revisioner kan være dyre og indebære en hindring for normal produktivitet, men de er værd at koste, hvis de afdækker tilfælde af økonomisk bedrageri eller tyveri. Revisorer vil grave dybt ind i dit regnskabssystem og regnskaber for at sikre, at alle regnskabsopgaver udføres på en etisk og professionel måde.

Giv kun dine medarbejdere tilstrækkelig forhåndsmeddelelse, så de kan forberede sig på deres rolle i revisionen. Giv ikke varsel nok i forvejen til tyve til at dække deres spor.

Interne rapporter

Et effektivt system med interne kontroller skal give regelmæssige statusrapporter til ledere og andre beslutningstagere. Et ledelsesinformationssystem kan kombinere alle operationelle eller statistiske data og præsentere det for ledere i et læseligt, logisk format. En MIS kan oprette rapporter om grundlæggende oplysninger, såsom daglig salg og omkostninger i hver detailbutik, og mere komplekse data, såsom det gennemsnitlige antal uacceptable og næppe acceptable fejl på en bestemt produktionslinjesektion.