Sådan skriver du en erklæring om et HR-incident

Arbejdspladsproblemer eller menneskelige ressourcer hændes generelt af en HR-medarbejder eller en medarbejderrelationer specialist, der er uddannet til at undersøge medarbejderklager. Oplysninger om medarbejderklager skal dokumenteres som led i undersøgelsesprocessen. Håndtering af HR-hændelsesundersøgelse begynder længe før en medarbejder indgiver en klage. Det starter med arbejdsgiverens forpligtelse til fair ansættelsespraksis, såsom føderale og statslige love, der forbyder diskrimination og chikane på arbejdspladsen samt en arbejdspladspolitik for behandling af undersøgelser og klageopløsning.

Føderale love

US Equal Employment Opportunity Commission håndhæver afsnit VII i Civil Rights Act fra 1964 og andre føderale love, der beskytter arbejdstagere mod uretfærdig beskæftigelsespraksis. Føderale og statslige antidiskriminationslove er grundlaget for mange klager på arbejdspladsen. En medarbejder må ikke specifikt nævne den lov, der forbyder behandlingen han klager over; Det er op til HR at dokumentere klagegrundlaget. Derfor indeholder HR-filen typisk en kort beskrivelse af grundlaget og den gældende lovgivning. For eksempel, hvis en kvindelig medarbejder klager over, at hendes tilsynsførende er involveret i uvelkommen adfærd, herunder rørende og uanstændige bemærkninger, kan HR-filen angive "Påstande: Seksuel chikane af tilsynsførende - Afsnit VII Undersøgelse."

Arbejdsgiveransvar

EEOC anbefaler kraftigt, at arbejdsgivere adresserer potentielt ansvar i at flytte hurtigt for at undersøge og løse problemer på arbejdspladsen. Agenturet siger, at arbejdsgivere, der etablerer en proces for medarbejdere til at rapportere om arbejdspladsproblemer, bruger de rette metoder, der gør det muligt for dem at løse medarbejdernes klager og løse dem, før de eskalerer til formelle afgifter for forskelsbehandling indgivet under føderale eller statslige beskyttelser. Jo hurtigere HR foretager en undersøgelse, desto stærkere er forsvaret for at reducere ansvaret for påståede urimelige ansættelsespraksis.

Human Resources Meeting

Den første vidnesbyrd, HR tager, er fra medarbejderen. HR-specialisten opfordrer i et privat møde medarbejderen til at afsløre detaljer om hans klage. HR lytter opmærksomt og registrerer medarbejderens erklæring - ved hjælp af håndskrevne eller skrevne noter - da hun giver oplysninger om hændelserne. Hun bør opfordres til at fremskaffe faktiske oplysninger og modvirkes af at tilbageholde oplysninger, fordi hun antager, at visse detaljer kan være irrelevante. HR gør beslutsomheden om, hvad der er relevant.

Arrangementskæde

Medarbejderen skal efter hilsens hilsen give oplysninger som datoer, steder, omstændigheder og navne på medarbejdere, der var til stede, da hændelsen fandt sted. Desuden skal medarbejderen beskrive hendes reaktion eller hvordan hun reagerede på hændelsen. For eksempel "18. december 2012 - Salgsdivision - kl. 18.00 stod fru Smiths tilsynsfører, Mr. Doe, lige bag hende og satte hånden på højre skulder, da han spurgte, om fru Smith ville blive sent for at fange op på arbejde fra den foregående dag. Smith savnede. Ingen andre medarbejdere var til stede. "

Vidneres erklæring

Medarbejderens klage behandles som enhver anden vidnesbyrd under en undersøgelse. HR opsummerer medarbejderens klage og udarbejder en skriftlig redegørelse for medarbejderens underskrift, hvorefter HR advarer medarbejderen om at afstå fra at diskutere klagen med sine medarbejdere, vejleder eller andre. HR forklarer, at det vil holde sagen fortroligt i det omfang det er muligt, men at interviewe andre vidner vil kræve offentliggørelse af grundlæggende oplysninger om medarbejderens klage.

Organisation og fortrolighed

Kæden af ​​arrangementer bør organiseres i kronologisk rækkefølge. HR bør undgå at bruge sprog i nogen af ​​vidneudsagnene, der tyder på for tidlig vurdering af vidnernes troværdighed. Faktisk bør HR ikke foretage kritiske noter, analyser eller troværdighedsvurderinger overalt i undersøgelsesfilen. Gem alle vurderinger og analyser adskilt fra undersøgelsesfilen i en anden fortrolig fil. Bemærkninger som disse kunne blive opdagelige, hvis de er blevet en del af undersøgelsesfilen, hvilket betyder, at hvis sagen efterhånden bliver et retssag, kan medarbejderens advokat bede HR om at fremstille dokumenter, der er relevante for hændelsen, hvilket vil omfatte alle undersøgelsesmaterialer.