Sådan skriver du forretningsminutter

En samvittighedsfuld indsats er nødvendig, når man tager protokollen under et forretningsmøde. Protokollen dokumenterer de væsentlige oplysninger, der blev drøftet, og eventuelle beslutninger, der blev truffet under mødet. Oplysningerne bruges ofte til reference eller baggrundsmateriale til fremtidige møder. Derfor skal du som en lille taker have enestående lytte- og skrivefærdigheder sammen med evnen til at fastslå de relevante aspekter af den diskussion, der skal registreres.

1.

Kom tidligt på mødet, så du har rigelig tid til at blive afgjort og organiseret. Gennemgå dagsordenen og alle relevante oplysninger for at få en forståelse af formålet med mødet og kende de spørgsmål, der kræver beslutninger.

2.

Forbered en skabelon i henhold til møde dagsorden. En organiseret skabelon giver dig mulighed for at optage oplysningerne på det rigtige sted. For eksempel, hvis punkt fire på dagsordenen er "Aktuelle sikkerhedsproblemer", skal element fire på din skabelon være det samme.

3.

Optag de grundlæggende oplysninger på mødet, herunder dato, sted, tidspunkt og emne. Skriv ned hver person, der er til stede, sammen med mødelederen eller lederen.

4.

Bemærk de mennesker, der kom sent til mødet; de bliver nødt til at blive opdateret på de oplysninger, de savnede. Tilsvarende optage navnene på dem, der var fraværende fra mødet, fordi de også skal informeres om oplysninger og beslutninger.

5.

Omskrive møder og drøftelser af mødet. Undgå at forsøge at skrive ned alt, hvad der blev sagt; møde notaterne skal være en oversigt over diskussionen. Optag eventuelle handlinger, der skal tages sammen med eventuelle beslutninger.

6.

Gennemgå dine noter umiddelbart efter mødet er afsluttet. Hvis du venter for længe, ​​kan du få glemt vigtige oplysninger. Afklare eventuelle fakta eller beslutninger, der kræver det så hurtigt som muligt.

7.

Arranger mødet minutter i en netop organiseret skrevet rapport. Lad møderelederen eller arrangøren gennemgå rapporten for at sikre nøjagtighed. Foretag eventuelle ændringer, der kræves, og distribuér den endelige rapport til mødedeltagerne og til dem, der var fraværende.

Tips

• Sørg for, at du ikke spiller en dobbelt rolle ved at deltage i mødet, mens du også tager protokollen. Det kan være svært at registrere korrekt notater, mens du gør noget andet. Vær opmærksom på at tage protokollen.
• Vælg en metode til at holde minutter, der fungerer bedst for dig. Papir og pen er en mulighed, ligesom en bærbar computer. Du kan også overveje at optage mødet med en stemmeoptager.