Sådan etableres en mødeagenda

Ifølge Scott Snair, forfatter af "Stop the Meeting I Want To Get Off", er en stor procentdel af kontormøder uproduktive og ufokuserede på grund af den manglende tankegang, der går ud på at forberede deres dagsordener. Uanset om dine egne konferencer rutinemæssigt udføres uden for vane eller brolagt sammen som reaktion på nye kriser, etableres en mødedagsorden, der giver større effektivitet og højere moral.

1.

Definer målet med dit møde for at afgøre, om det er tidsfølsomt og virkelig nødvendigt. Eksempler på opfyldelsesmål er rapportering om projektstatus, brainstorming af nye ideer og løsninger på eksisterende problemer, styring af skadekontrol, indførelse af nye politikker, udførelse af opgaveopgaver og afholdelse af administrative høringer relateret til disciplinære handlinger. Lav en oversigt og giv hvert emne en titel efterfulgt af en kort oversigt. Eksempel:

Går papirløs - identificere overgangsmål, sikkerhedsproblemer og personaletræning.

2.

Identificere ved navn de personer, der har noget stof at bidrage til dine dagsordenemner, så de vil forstå, hvad der forventes af dem. For en projektstatusrapport, for eksempel behøver du sandsynligvis kun projektlederen som talsmand og ikke alle medlemmer af hendes hold. Hvis formålet med mødet er at brainstorme ideer til en ny politik, vil dine mødedeltagere være dem, der bedst repræsenterer interesser og følelser af de specifikke jobklassifikationer eller afdelinger, der vil blive påvirket.

3.

Bestem det tidsrum, der er nødvendigt for at adressere hvert af emnerne på din liste. Statusopdateringer kan f.eks. Kun kræve 10 minutter for hver deltager, især hvis møderne finder sted hver uge eller månedligt, og alle er allerede bekendt med de forskellige projekter. Sæt dine højeste prioriterede emner først på dagsordenen, hvis diskussionerne løber over dine tildelte tidspunkter, og mødet skal fortsættes på et senere tidspunkt eller tidspunkt. Hvor praktisk omfatter en "anden virksomhed" plads i slutningen af ​​din dagsorden for noget, som deltagerne gerne vil diskutere, der ikke passer til de eksisterende emne kategorier.

4.

Beslut, om supplerende materialer til dit møde skal distribueres og læses før mødet eller udleveres efter alles ankomst. Henvis til disse punkter på dagsordenen, så deltagerne vil forstå deres relevans for de emner, der diskuteres.

5.

Angiv en dato, klokkeslæt og sted for dit møde, og placér disse oplysninger fremtrædende øverst på mødedagsordenen. Fordel din dagsorden langt nok på forhånd, at deltagerne har tid til at forberede, men ikke så langt, at de vil sætte det til side og glemme det. Send eventuelt påmindelser dagen før.

Tip

• Spørg altid dig selv om et møde er den mest effektive måde at kommunikere på og modtage feedback.