Hvordan bidrager dokumentationsprocedurer til god intern kontrol?

Virksomheder sætter interne kontroller på plads for at begrænse risici. Mulige risici omfatter tab, dårlige resultater på kontrakter, dårlig kvalitet og manglende overholdelse af regler. Dokumentationsprocedurer beskriver de dokumenter, som virksomheden kræver for at gennemføre sine kontrolsystemer og tildele ansvaret for opgaver og handlinger. Små virksomheder kræver normalt mindre dokumentation eller kontrol end større operationer, fordi hver medarbejder udfører flere jobfunktioner, og ansvaret er tydeligere. Effektive dokumentationsprocedurer, der resulterer i en minimum af effektive kontroller, kan give små virksomheder en konkurrencemæssig fordel.

Organisation

Grundlaget for effektiv intern kontrol er et organisationsdiagram, der indeholder jobbeskrivelser. Dokumentationsprocedurer skal angive, at jobbeskrivelserne klart beskriver opgaver og ansvar for hver stilling i virksomheden. Dokumentationsprocedurerne giver ansvaret for forberedelsen og opdateringen af ​​organisationsdiagrammet og hvordan virksomheden bruger diagrammet. Normalt modtager medarbejdere en kopi med detaljer om deres stilling og jobbeskrivelse, når de starter arbejde.

Politikker og procedurer

Dokumentationsprocedurer angiver normalt, at en medarbejdermanual skal indeholde al relevant politisk og proceduremæssig dokumentation. De beskriver, hvad manualen skal indeholde, hvem er ansvarlig for at skrive og ajourføre politikker og procedurer, og hvordan virksomheden kommunikerer dem til medarbejderne. Dokumentationsprocedurer angiver typisk, at medarbejderne modtager en kopi af manualen, når de begynder at arbejde, underskriver, at de har modtaget det og accepterer at overholde politikkerne og procedurerne. De modtager opdateringer, som de opstår.

Godkendelser og godkendelser

Dokumenterede organisationsdiagrammer og medarbejderhåndbøger udgør grundlaget for interne kontroller, men de skal indeholde de egentlige kontrolforanstaltninger. Dokumentationsprocedurer beskriver sådanne foranstaltninger. De beskriver dokumenter, der angiver medarbejdere, der kan træffe beslutninger, og hvem der kan godkende udgifter. Hvert sådant dokument skal præcisere, hvad medarbejderen kan godkende eller godkende, hvilken form godkendelsen eller tilladelsen vil tage, og grænserne. Et typisk eksempel er, at en bestemt medarbejder er autoriseret til at godkende et køb på op til $ 10.000 ved at initialisere den tilsvarende rekviration.

Understøttelse af dokumentation

Stærke interne kontrolsystemer er afhængige af dokumentation for at præcisere grundlaget for beslutninger. Dokumentationsprocedurer angiver hvilke beslutninger der kræves supplerende dokumentation og detaljerer dens karakter. For eksempel kan en købsordre godkendelse kræve en rekvisition. Dokumentationsproceduren angiver, at en medarbejder skal udarbejde en rekviration forud for anmodning om godkendelse af en indkøbsordre, og den beskriver de oplysninger, rekvisitionen skal indeholde.

Rapportering

Et centralt element i intern kontrol er indberetning af vigtige virksomhedsoplysninger. Dokumentationsprocedurer styrker intern kontrol ved at angive, hvilke oplysninger sådanne rapporter skal indeholde, hvem er ansvarlig for deres forberedelse og hvem der vil modtage rapporterne. Nogle rapporter indeholder fortrolige oplysninger, og dokumentationsproceduren skal angive, hvilke rapporter der er følsomme og detaljerede sikkerhedsforanstaltninger.

Afstemning

Selv i små virksomheder resulterer dokumentationsprocedurer i forskellige dokumenter, der har uafhængige kilder. En effektiv metode til at verificere deres nøjagtighed er at indrette forsoning mellem sammenlignelige data fra forskellige forfattere. Dokumentationsproceduren skal angive, hvad forsoning skal finde sted, og hvem er ansvarlig for at gennemføre den. Det skal detaljere en metode til at håndtere uoverensstemmelser og tildele ansvaret for at løse forskelle.