Sådan skjuler du navne og gør HR-rapporter fortrolige

Personaleafdelingen er vogter og portvagter af medarbejderinformation, hvorfor HR-personale holdes til en højere grad af fortrolighed. Når HR-medarbejdere producerer rapporter eller arbejdsstyrkenes statistikker, der indeholder data om enkelte medarbejdere, er det afgørende at beskytte identificerende oplysninger. HR-personale genererer en række rapporter til forskellige formål; Derfor skal de udvikle mere end en metode til at skjule medarbejdernes identificerende oplysninger for at sikre fortrolighed.

EEO-data

Virksomheder, der beskæftiger 50 eller flere arbejdstagere og har mindst 50.000 dollars i virksomhed i føderale kontrakter, skal have en skriftlig bekræftende handlingsplan. Executive Order 11246 mandater også at spore oplysninger opnået fra ansøgere og medarbejdere, såsom race, etnicitet, handicap og veteran status. Disse oplysninger kaldes lige muligheder for beskæftigelsesmulighed. Der er to måder at kompilere EEO-data på: samlet rapportering og rapportering efter position. Navnene på ansøgere og medarbejdere er ikke nødvendige for nogen af ​​disse rapporter; Derfor kan HR blot redaktere navnene eller bruge "xxxxx" til at skjule navn.

HR undersøgelsesrapporter

HR-personale udfører ofte undersøgelser for at løse sådanne problemer på arbejdspladsen som diskrimination og chikanering, der potentielt krænker afsnit VII i civilrettighedsloven eller andre love, som den amerikanske ligestillingsmulighedskommission håndhæver. Alle oplysninger i forbindelse med undersøgelsen skal holdes fortrolige i det omfang det er muligt og opbevares i filer, der adskilles fra ordinære ansættelsesdokumenter. Når HR-medarbejderen gennemfører sin undersøgelse, skriver hun typisk en erklæring, der forsvarer arbejdsgiverens stilling til at forelægge EEOC. Navnene på den medarbejder, der hævdede, at selskabet beskæftiger sig med urimelig ansættelsespraksis og vidnernes navne, kan ikke forklædes i selskabets stillingtagen. Navnene på medarbejderne skal meddeles EEOC. Men hvis HR-medarbejdere skal afsløre undersøgelsen til nogen uden for EEOC eller HR-afdelingen, kan medarbejdernes og vidnernes navn blive forklædt som "Opladning af medarbejder" og "Vidne nr. 1", "Vidne nr. 2" og så på. Udtrykket "opladende medarbejder" er kendt for HR-praktikere.

identifikatorer

Brug særlige identifikatorer til HR-rapporter, der normalt kræver medarbejdernavne, som løn- og positionsanalyser. Udskift medarbejderens navne med en identifikator, der kombinerer de sidste fire cifre i Social Security nummer og udlejningsdato. En medarbejder, der blev ansat den 15. december 2012, og hvis sidste fire cifre i sit socialsikringsnummer er 5650, kan du f.eks. Bruge identifikatoren 121520125650 eller 1220125650, hvis måneden og året er tilstrækkeligt til udlejningsdato. Hvis du skal analysere medarbejderdata for kønsbaseret lønanalyse, skal du tilføje et M eller F til identifikatoren, medmindre dit it-program kun tillader numeriske værdier. I så fald skal du bruge 0 og 1 til at angive henholdsvis mandlige og kvindelige medarbejdere.

Multisite arbejdsgivere

Hvis du skal analysere medarbejderdata for medarbejdere på flere websteder, skal du tildele en numerisk værdi til hver virksomheds placering. Du kan tildele numeriske værdier i henhold til den rækkefølge, hvor hver placering begyndte at fungere. Hvis du for eksempel åbner steder i Baltimore, Philadelphia og Virginia Beach, kan du bruge 1, 2 og 3 efter hver medarbejders identifikator.

Håndtering af HR-rapporter

Det er vigtigt, at du beskytter forældremyndigheden af ​​medarbejderdataene og kun oplyser den på et behovsbevisligt grundlag. Hvis dine HR-data er elektroniske, og rapporter skal genereres af en person uden for HR-afdelingen, som f.eks. En IT-medarbejder, skal du sørge for, at IT-chefen håndterer arbejdet til en af ​​hendes medarbejdere, der er samvittighedsfuld over at skjule medarbejdernes identifikation Information. Overvej også at bruge adgangskodebeskyttelse og låsning af arbejdsstationer og arkivskabe for at opretholde fortroligheden af ​​HR-rapporter, rådgiver David Eisner, formand for IT og netværkssupportleverandøren Dataprise, i sin artikel i august 2011 "Do's and Don'ts of Keeping Confidential Employee Data Secure "på Infobox hjemmeside. På samme måde må medarbejdere i HR-afdelingen uden at vide visse medarbejderoplysninger - som f.eks. En HR-assistent, hvis eneste pligter er hilsen ansøgere og besvare telefoner - ikke bør håndtere følsomme medarbejderdata.