Fem karakteristika af forretningsmeddelelser

Selvom pitching ideer, opfordring til salg og gennemførelse af forretningsmøder er mest effektive i en ansigt til ansigt-indstilling, undertiden fagfolk er forpligtet til at forlade en besked. Når du sender forretningsmæssige e-mails og taler til telefonsvarer, kan du stadig gøre en effektiv tonehøjde. Mange virksomheder og menneskelige ressourcer hjemmesider giver lister over syv, 10 eller endda 12 fælles træk ved succesrige forretningsmeddelelser. Du kan opnå effektiv kommunikation med medarbejdere og kunder ved at implementere kun fem hovedkarakteristika.

Retfærdighed og Conversation Tone

Uanset om det kommunikeres via telefon eller email, skal en forretningsmeddelelse have en afslappet, behagelig og konversationstone. Det er vigtigt, at du taler på en venlig og indbydende måde, der opmuntrer et svar fra modtageren. Afstå fra at klinge følelsesmæssig, konfronterende eller klage. I stedet vær høflig ved at bruge positive ord og sætninger som "tak", "tak", "oprigtigt", "vi værdsætter" og "venlige hilsener". Du skal spørge dig selv, "Ville jeg nød det til at læse dette?" ifølge Roger Reynolds, administrerende direktør for ABCO Payroll Services Inc.

koncis

At være kortfattet er et meget vigtigt element i erhvervskommunikation. Bestræb dig på at få dit punkt på en høflig måde og læg din ide eller bekymring i så få ord som muligt. Undgå at bruge run-on sætninger, lange udtryk og undgå gentagende indhold. Concision sparer tid og penge for begge parter, ifølge Explore HR hjemmeside. Ved at eliminere unødvendig formulering og kun give en høflig hilsen, relevante udsagn og en invitation til at reagere, viser du vigtigheden af ​​dine ideer eller bekymringer. Reynolds foreslår, at du kommer direkte til emnet for beskeden, undgå "fyld" ord og frasering og ikke rehash forudgående korrespondance.

Korrekthed og nøjagtighed

At forlade en besked eller sende en e-mail med de forkerte oplysninger eller indhold er ikke kun pinligt, det er også uprofessionelt, tidskrævende og dyrt. Når fejl i en virksomhedsbesked omfatter stavede navne eller modtagerens personlige oplysninger, bliver det også støtende. Før du sender en e-mail eller ringer til et klient eller associeret nummer, skal du kontrollere, at du har kontrolleret dine fakta for korrekt og verificeret alle gældende numre eller beløb. Sørg altid for at have det korrekte navn, stavning og udtale af kontaktpersonen for skriftlig og verbal kommunikation. Når du sender skriftlige beskeder, skal du altid bruge ordentlig grammatik, stavning og tegnsætning og korrekturlæse før afsendelse.

Klarhed og præcision

Klarhed er en af ​​de vigtigste komponenter i en vellykket forretningsmeddelelse. Du skal tydeligt angive din virksomhed uden at slå rundt i busken, ifølge forretningsforbindelser coach Ric Phillips. "Angiv klart dine mål eller ønsker, og folk vil respektere dig for dit lederskab og ideer", siger Phillips. Brug velkendte ord, korte sætninger og undgå tekniske vilkår og forretningsjargon for at eliminere mulig forvirring eller gætteri for læseren eller opkaldsmodtageren. Det skal ikke være nødvendigt for modtageren at stille spørgsmålstegn ved, dechiffrere eller oversætte hensigten med din besked.

konkrethed

Både Reynolds og Explore HR foreslår måder at sikre konkretheden af ​​dit indhold, hvilket er afgørende for effektiviteten af ​​dine forretningsmeddelelser. Målet er at skabe et levende billede og en klar forståelse af din besked inden for modtagerens bevidsthed. Brug handlinger, levende beskrivelser og konkrete, konkrete sprog til at fremkalde interesse. Brug fakta og tal snarere end vage generaliseringer. Vær så beskrivende og konkret som muligt uden at ofre koncis.