Eksempler på administrative teamroller

Administrative medarbejdere er rygraden i de fleste virksomheder, der udfører de typer opgaver, der er nødvendige for, at virksomhederne kan fungere, men som kan være for tidskrævende for ledere at udføre. Medarbejdere, der håndterer administrative opgaver i små virksomheder, kan være lige så vigtige som dem i virksomhedernes virksomheder. At have et administrativt team ombord i din lille virksomhed kan frigøre dig for at fokusere på opgaver, der er direkte relateret til at dyrke din virksomhed, i stedet for at blive boghævet af administrative detaljer.

Håndtering af telefonopkald

Administrative teams håndterer både indgående og udgående telefonopkald. En receptionist kan for eksempel svare på alle indgående opkald, kontrollere, hvem der er den bedste person i organisationen for at modtage opkaldet og derefter rute opkaldet i overensstemmelse hermed. En administrativ assistent kan som et andet eksempel ringe klienter på vegne af sine tilsynsførere for at kontrollere kundernes tilfredshed med deres sidste køb.

forsendelser

Administrative medarbejdere har som regel opgave at håndtere al postkorrespondance. Clerical teammedlemmer kan være ansvarlige for udarbejdelse af breve, udskrivning af postmaterialer og håndtering af de faktiske mailinger, herunder købsfrimærker på et nærliggende postkontor eller direkte samarbejde med repræsentanter fra serviceudbydere som FedEx.

Indtastning af data

Dataindtastning er handlingen med at indlæse oplysninger fra en trykt side til en computer database eller manuelt indtaste data fra et softwareprogram til et andet. Administrative medarbejdere i en regnskabsafdeling kan f.eks. Manuelt indtaste fakturaoplysninger i et regnskabssystem. Marketingmedarbejdere kan som et andet eksempel indtaste kvantitative kundedata fra flere detailforretningers ledelsesrapporter i en separat database.

Planlægning

Klientiske medarbejdere håndterer oftest alle planlægningsaktiviteter for deres vejledere. Administrationshold håndterer fly- og hotelreservationer, klientmøder, middags- og seminarreservationer, limousintransport og stort set enhver planlægningsrelateret opgave, der ville tage væk fra tilsynsmyndighedernes produktivitet.

Andre projekter

Administrative arbejdspladser kan have et ry som repetitive eller dagligdags, men de har ofte et bredt ansvar, som løbende introducerer nye udfordringer. Et administrativt team for en lille virksomhed vil sandsynligvis blive bragt om bord til nye opgaver med hver uge eller måned, og hjælper virksomhedsledere med næsten alle større projekter, som virksomheden vokser. Assistenter kan muligvis udskrive og samle store mængder af markedsføringsmaterialer en dag, for eksempel, mens de hjælper med en fokusgruppe i en lokal kaffebar den næste.