Eksempel på et lønsystem

Du skal betale dine medarbejdere via et lønsystem, men den type system du bruger afhænger af dine lønningsbehov. Størrelsen af ​​din virksomhed og din viden om lønningsopgaver har meget at gøre med, om du vælger et automatiseret eller manuel system, eller om du overgår jobbet til en lønudbyder.

In-house automatiseret

Et automatiseret eller edb-lønnet system kan være frittstående software eller payroll software integreret med menneskelige ressourcer og regnskabsfunktioner. Fra dit arbejdssted indtaster du dine medarbejders lønsedata i systemet - herunder personlige oplysninger som f.eks. Socialsikringsnummer og adresse - og lønninger, arbejdstimer, lønforhold og skattefradragsoplysninger. Softwaren beregner lønsedler baseret på de data, du indtastede og muliggør betaling ved live check, direkte indbetaling og betalingskort.

Med et automatiseret timekeeping system kan du indlæse timerne i lønningsprogrammet. Lønningssoftware opretholder skatter fra dine medarbejders løn og beregner komplekse emner som lønforhøjelse, tillægsløn og pretax fradrag. Softwaren giver dig mulighed for at spore specifikke personalegoder, udskrive lønregister og skatterapporter og udføre W-2-behandling. Dette system forbedrer effektivitet og nøjagtighed over manuelle systemer.

Lønningstjeneste

En lønningstjeneste er et eksternt system. For et gebyr outsourcer du dine lønningsopgaver til udbyderen. Afhængigt af dine behov behandler udbyderen enten hele din lønningsliste, herunder dine lønskatter, eller administrerer nogle aspekter af din lønningsliste.

Lønudbyder tilbyder generelt onlinetjenester, og nogle tilbyder en gør-det-selv-tilgang: Du løber lønningsliste fra din mobiltelefon eller dit kontor og udskriver dine egne lønsedler, hvis du ønsker det. I stedet for at skulle købe software bruger du leverandørens online-system. Andre lønnet selskaber tilbyder mere begrænsede onlinetjenester. For eksempel uploader du medarbejdernes timer i leverandørens system, mens leverandøren behandler hele din lønningsliste og videresender lønsedlerne til dig. Dette system kan spare tid og penge og hjælpe dig med at reducere straffe for fejl i løn-, time- og skatteberegninger, fordi leverandøren generelt har eksperter på disse områder. Du skal stadig kontrollere udbyderens arbejde og holde dig orienteret om lønningsforhold, fordi du kunne holdes ansvarlig for leverandørens fejl.

Med hånden

Hvis du har få medarbejdere, f.eks. Fem eller færre, kan du arbejde hele din lønning manuelt eller manuelt. Du har brug for et par ting til at etablere dette system, såsom bankcheck, papirvarer og lønseddelskrifter til optagelse. Du beregner løn og fradrag for hånd, hvilket kan være risikabelt, fordi lønningsberegninger kan være komplekse.

Da du ikke har software til at hjælpe dig i dine beregninger, skal du tjekke hver lønningsliste for nøjagtighed, før du rent faktisk betaler dine medarbejdere. Skriv ikke årlige W-2'er manuelt, fordi socialsikringsadministrationens scanner kræver brug af en bestemt skrifttype for at læse dem. brug en skrivemaskine i stedet. Ved opbevaring behold kun filer med hard copy. Dette system er let og billigt at etablere.

Overvejelser

US Small Business Administration anbefaler at tage visse trin for at hjælpe dig med at etablere dit lønningssystem. Dette omfatter indhentning af et arbejdsgiveridentifikationsnummer, hvorvidt statslige og lokale myndigheder kræver identifikationsnumre, idet man kender forskellen mellem medarbejdere og uafhængige entreprenører, vælger en lønperiode, der overholder statsloven og vælger det rigtige lønsystem.