Email Etiquette Regler for afsendelse af Business Emails

Korrekt brug af e-mail er så vigtigt, at "netiquette" nu diskuteres. Ifølge Dictionary.com betyder dette udtryk "reglerne for etikette, der gælder, når de kommunikerer via computernetværk, især internettet." Fordi virksomheds e-mail er en udvidelse af en medarbejders arbejdsprodukt, er afsenderen af ​​en upassende e-mail vist som uprofessionel. Alternativt kan en effektiv email, der får resultater, forbedre afsenderens billede. Samlet set er forståelsen af ​​reglerne for e-mail-etikette kritisk for succes.

Forbereder e-mailen

Erhvervsemails skal følge mange af de retningslinjer, der anvendes til skriftlig kommunikation. Brug altid ordentlig grammatik og stavning. Undgå forkortelser, såsom "plz" og humørikoner, som et smiley ansigt. Bogstaver er forbeholdt vægt, da deres brug overvejer at råbe i internetkulturen. Gør e-mails koncise og nemme at læse ved at skrive en beskrivende emnelinje ved hjælp af punktpunkter og opsummering af centrale punkter.

Afsendelse af e-mailen

Tænk to gange inden du trykker på knappen "send". E-mails er en form for kommunikation, der kan ses af nogen på vej. Kopiere kun personer på et nødvendigt grundlag for at undgå overvældende bruger med unødvendige oplysninger. Husk også, at følsomme emner ofte bliver bedre adresseret via telefonen eller i person.

Reagerer på Email

E-mail-korrespondenter forventer ofte øjeblikkelige svar. For at klare denne forventning skal du oprette en meddelelse uden for kontoret med alternative kontaktoplysninger, når du ikke er tilgængelig. Ellers besvar e-mails inden for en rimelig tidsramme. Det er nyttigt at medtage et telefonnummer som en del af din hilsen for at gøre det muligt for modtagere nemt at oprette forbindelse til dig på denne måde.

Deling af e-mail

En e-mail-afsender forventer, at hans adresse ikke deles til uautoriserede formål, selvom det ikke formaliseres i en privatlivspolitik. Afsenderen har også et ansvar for ikke at indeholde følsomme oplysninger, som f.eks. Kreditkortoplysninger, der kan blive anvendt uhensigtsmæssigt af en utilsigtet part.

Brug af virksomhedsressourcer

Emails sendt på arbejde er underlagt virksomhedens politikker. Det er normalt uacceptabelt at sende vittigheder og kæde e-mails. Begræns personlig e-mail korrespondance og brug en professionel e-mail-adresse, hvis du kommer til at vælge en.