Dokumentation af væsentlige regnskabsprocesser

Mens væsentlige regnskabsprocesser-memoer ikke har historien i din favorit roman, giver de kontrol over din virksomheds finansielle rapportering. Dokumentation af væsentlige regnskabsprocesser er afgørende for at sikre, at forretningsaktiviteterne redegøres konsekvent og i overensstemmelse med almindeligt anerkendte regnskabsprincipper. Forståelse af trinene i oprettelsen af ​​et regnskabsproces memo kan hjælpe dig med at rulle ud denne procedure i din lille virksomhed.

Transaktionscyklus

Regnskabsprocessdokumentation styres normalt af transaktionscyklussen. For eksempel indgår alle regnskabsprocesser i forbindelse med køb ofte i det samme regnskabsmeddelelse. I små virksomheder, der er store nok til at understøtte en regnskabsafdeling, er dokumentation normalt indledt af en regnskabsfører eller controller, der bestemmer de typer af transaktioner, der er almindelige nok til at dokumentere til en politik. I mindre virksomheder optages disse processer normalt af virksomhedens realkonto. Når disse transaktioner er identificeret, grupperes de efter transaktionscyklus, og procesdokumentationen begynder.

Godkendelser og intern kontrol

Regnskabsprocesdokumentation skal indeholde beskrivelser af godkendelser eller interne kontrolaktiviteter, der følges, når der behandles en transaktion. For eksempel kræver de fleste virksomheder niveauer for godkendelse, når de foretager indkøb. En typisk tieret godkendelsespolitik tillader medarbejdere at bruge op til et vist niveau uden godkendelse, større køb kræver vejledende eller leder godkendelse, og de største køb kræver ejergodkendelse. Lignende procedurer er ofte vedtaget for kreditgodkendelse og indgåelse af kontrakter på vegne af selskabet. Uanset hvilke godkendelser du har oprettet for din virksomhed, dokumenterer kontrollen kun halvdelen af ​​kampen. Derudover skal du sikre, at virksomhedens personale følger op med medarbejderne for at sikre, at reglerne følges.

Regnskabsbehandling

Den vigtigste del af et regnskabsmeddelelse er beskrivelsen af ​​den regnskabsmæssige behandling. En regnskabsmæssig behandling er en beskrivelse af, hvordan transaktioner skal regnes. Generelt accepterede regnskabsprincipper tillader ofte skønsbeføjelse ved valg af regnskabsmæssig behandling, men de kræver normalt, at proceduren anvendes konsistent. Ved at dokumentere selskabets holdning til regnskabsmæssig behandling af rutinemæssige transaktioner kan småfirmaer sikre sig, at virksomheden konsekvent forklarer forretningsaktiviteterne. Dette afsnit skal indeholde en beskrivelse af transaktionen, den korrekte bogføring af transaktionen, en henvisning til det relevante regnskabsprincip, der anvendes, og proceduren for at opnå godkendelse, hvis du skal afvige fra proceduren.

Forandringsledelse

Gennemgang og opdatering af regnskabsmeddelelser skal ske mindst en gang om året, eller når der foretages væsentlige ændringer i virksomhedens måde. For at sikre, at ændringer dokumenteres rettidigt, bør små virksomhedsejere foretage vurderinger af ændringer i forretningsdelen af ​​den månedlige nøje procedure. Hvis ejere undersøger virksomheden for eventuelle relevante ændringer som led i en månedlig gennemgang af virksomhedsresultater, registreres eventuelle ændringer inden for den måned, de opstår. Lad os f.eks. Sige, at et magasin ruller ud et nyt etårs abonnementsvalg i stedet for bare at sælge magasiner på lokale butikker. Disse ændringer kræver, at ejeren bestemmer, hvordan man tegner abonnementsindtægter. Ved at finde ud af detaljerne i det nye tilbud i slutningen af ​​måneden kan selv en ejer, der ikke aktivt forvalter virksomheden, sikre, at de korrekte procedurer følges.