Dokumentstyringssystemkrav

Dokumentstyringssystemer ændrer den måde, organisationer lagrer og henter dokumenter og informationer på. De erstatter old-school filer og arkivkabinetter med nye højteknologiske værktøjer. Elektroniske filer kan straks hentes af alle i virksomheden og beskyttes af sofistikeret kryptering. Intelligent optisk tegngenkendelse gør det muligt for enhver bruger at søge i hele databasen for nøgleord, hvilket forenkler hentningen af ​​vigtige dokumenter. Hvert dokumenthåndteringssystem kræver flere nøglekomponenter.

Scanner

Ethvert papirdokument, der modtages af en organisation, skal scannes for at oprette en digital version. Scannere kommer i alle former og størrelser. Større organisationer vil måske udforske en bulk scanner, der fungerer som en kopimaskine, med en automatisk feeder, der automatisk kan behandle lange dokumenter. Mange scannere kombinerer rollen som printer, faxmaskine og scanner i en enhed, hvilket automatisk skaber digitale versioner af alle output. Mindre virksomheder kan ønske at købe en billig flatbed scanner, der nemt kan håndtere mindre volumener.

Dokumenthåndteringssoftware

Et dokumenthåndteringssystem er kun så godt som den software, der driver det. Der findes mange systemer, der hver især tilbyder specialfunktionalitet. Alle systemer tillader, at digitale dokumenter tildeles sporingskoder, tildeler dokumenter til doketter og tillader brugere at hente bestemte dokumenter. Mange systemer omfatter metoder til at kodeordbeskytte følsomme oplysninger og annotere dokumenter, før de videresendes til en anden person. Før du beslutter dig for et dokumenthåndteringssystem, skal du overveje, hvordan hver afdeling i dit firma gemmer og henter papirdokumenter i dag, og bruge det som en basislinje for den nødvendige funktionalitet.

Lagerenhed

Når et dokument er blevet digitaliseret, skal det opbevares sikkert til hentning, når det er nødvendigt. Lagringsenheder spænder i størrelse og funktionalitet. Mindre kontorer kan ønske at tildele en harddisk på en server til dokumentlagring. Større kontorer kan kræve en dedikeret opbevaringsenhed. Overvej at indarbejde en offsite backup procedure, der opretter en duplikat database. I tilfælde af udstyrsfejl, brand, vandskader eller tyveri af lagerenheden kan alle kundedata straks hentes fra backup-drevet uden at miste vigtige dokumenter.