Hvad er hovedbogskoder?

Hovedbogskoder er tal, du tildeler forskellige debit- eller kreditindgange, for at gøre regnskaber nemmere og mere funktionelle. Ved at tildele tal til forskellige typer af gæld eller fordringer, kan du bruge mindre tid på at indtaste data, hurtigt sortere dine oplysninger og forberede enkle rapporter, du måske bruger en gang eller ofte.

General Ledger

En generel hovedbog er en simpel fortegnelse over dine faktiske indtægter og udgifter. I modsætning til et budgetark, der angiver dine forventede indtægter og udgifter, eller en tilgodehavende eller gældsrapport, der viser, hvad du skylder eller skylder, registrerer en ledger kun transaktioner, når de sker. Selvom du kun har en bankkonto, du bruger til din virksomhed, er det en god idé at holde en generel storbog for at finde frem til eventuelle fejl, du eller din bank måtte gøre. Gør dette ved at foretage en månedlig afstemning eller sammenligning af din storbog til din kontoudskrift. Hvis du bruger en checkkonto, kreditkort og kreditkort til at betale dine virksomheds regninger, giver en generel hovedbog dig mulighed for at holde alle dine udgifter i ét dokument.

Ledgerkoder

Ledger koder er tal, du bruger til at betegne en betalbar eller tilgodehavende pr. Type. Du kan for eksempel angive dine telefonbetalinger med en kode på 100. Dine elbetalinger kan være 101. Du kan til enhver tid sortere dit dokument ved hjælp af hovedbogskode for at se, hvor meget du har betalt for telefoner eller hjælpeprogrammer.

Coding

Den enkleste måde at tildele generelle hovedbogskoder på er at starte med et tal, som f.eks. 100, tildele hver efterfølgende kredit- eller debetkategori et tal, der tilføjer et tal til nummeret. I dette tilfælde vil dine første fem koder være 100, 101, 102, 103 og 104. For at gøre dine koder mere nyttige, tildele numre en bestemt betydning for nemmere sortering. Start for eksempel alle debetkategorier med tallet 1 og alle kreditkategorier med tallet 2. Dine første to debetkoder kan være 100 og 101, og dine to første kreditkoder vil være 200 og 201. Dette vil hjælpe dig med hurtigt at finde alle af dine debitter eller kreditter. Tilføj yderligere tal for at gruppere andre indtægt og udgiftskategorier.

Kodningseksempler

Hvis du sælger magasinprinterannoncer, bannere på dine hjemmesider og udlejer din cirkulationsliste, kan du angive al trykte indtægter med tallet 2 efter dit første kreditkodenummer, dit bannerindtægt med en 3 og dit nummer med en 4. I I dette tilfælde vil din indtastning til printannoncering være 120, til bannerannoncering 130 og til listeudlejning 140. Du kan fortsætte med at udvide dette. Hvis du f.eks. Sælger farve- og sort / hvid-udskriftsannoncer, kan du angive det tredje tal på din kode til 1 for farveannoncer og 2 for sort / hvid-tilføjelser. Hvis du brugte fire-tal koder, vil din kode for farveprintannoncer være 1210, og din kode for sort-hvide annoncer vil være 1220. Dette giver dig mulighed for hurtigt at bestemme dit samlede udskriftssalg og bryde ud, hvor meget der kommer fra farveannoncer.

Navne Vs. tal

I stedet for at erstatte ledgerkoder til beskrivende ord, indbefatte begge. Selvom du ved, at hovedbogskode 130 betyder bannerannonceindtægter, kan en ny eller substitueret bogholder eller skatteforhandler måske ikke kende dine koder. Hvis du eller en midlertidig bogholder misbruger dine indtastninger ved et uheld, kan det med at få ord ved siden af ​​hver enkelt hjælpe dig hurtigt at rette op på fejl.

Sortering / Sammenlægning / Gennemsnitsberegnings

Ud over at bruge ledgerkoder til at køre engangsrapporter, skal du bruge dem til at oprette totaler og gennemsnit for indtægt og udgiftskategorier. Dette skaber opdateringer i realtid hver gang du laver en post. Hvis du f.eks. Sporer dine samlede telefonudgifter eller gennemsnitlige månedlige kontormaterialeudgifter med "Total" og "Gennemsnitlige" celler, kan du sammenligne din nuværende ydelse med dit budget uden at skulle køre separate rapporter.

Eksempel på konti

Hvis du er i tvivl om din evne til at oprette et ledgerkodesystem, skal du overveje at ansætte en bogholder eller revisor midlertidigt for at oprette dit bogholderi eller software. Vedligeholdelse af et eksisterende system er generelt lettere end at bygge fra bunden.

Eksempler på kontante konti:

• 1110 Kontanter i Bank
• 1120 småkasser

Eksempler på indtægtsregnskaber:

• 2110 Periodiserede indtægter

• 2120 Kontantindtægter
• 2130 Noncash indtægter

• 2140 Andre finansieringskilder

Eksempler på kortfristede gældsforpligtelser:

• 3110 Betalingspligtige
• 3120 Renter betales
• 3130 Tilgodehavender og domme, der kan betales

• 3140 Kontrakter, der skal betales