Hvad er effektive måder at håndtere Corporate Outgoing Mail?

Selvom e-mail har gjort stærke indgreb, anser de fleste virksomheder stadig "snail" -post til at være en afgørende del af deres aktiviteter. Kontrakter, lønsedler, fakturaer og mere alle rutinemæssigt rejse gennem posten. Et glat løbende firma har brug for et glidende system til effektiv håndtering af disse vigtige materialer. Når det kommer til udgående mail, kan du spare meget tid og penge ved at strukturere dine kontorer og træne dine medarbejdere om, hvordan du effektivt bruger systemet.

God mærkning

Al udgående post skal tydeligt identificere afsenderen og modtageren. Udpege medarbejdere i korrekt udarbejdelse af konvolutter, og gør nogen på det personale til rådighed for at besvare spørgsmål om posten. Undgå håndskrift på konvolutter, når du kan spare tid ved at automatisere processen. Bestil tilpassede konvolutter eller etiketter med din virksomheds oplysninger, specialiseret som nødvendigt for separate divisioner, grupper og enkeltpersoner, så både postvæsenet og modtageren vil vide, hvem der sendte brevet. For modtagere af rutepost skal du bruge konvolutter til plastikvindue og indtaste modtageroplysningerne pr. Computer for hastighed og nøjagtighed. Ved store eller regelmæssige mængder af udgående mail skal du bruge softwareværktøjer til at udskrive modtageroplysninger automatisk ved at tegne fra eksisterende kontofiler.

Office Mail Movement

For at indsamle udgående mail effektivt har du brug for et "reverse tree" -system til at indsamle al udgående mail og få den til et eller flere afleveringssteder, hvor dit firma overlader det til kurerer til postvæsenet eller et rederi. Konfigurer postkasser i alle kontorer og områder, der opsamler udgående mail, og udpeg indsamlingslokaler til større udgående pakker, så de ikke regelmæssigt forstyrrer arbejdspladsen. Stræb efter et system, hvor medarbejderne kan afgive deres udgående mail med et minimum af travlhed og tid.

Intern samling

Tildel en eller flere medarbejdere til at indsamle mail og pakker fra alle udpegede bakker og værelser til sortering og behandling i det centrale postrum. Lever medarbejderne med tjeklister, så de ikke glemmer nogen indsamlingssteder. Vælg medarbejdere, der kan arbejde i tide og få mailen klar til at gå ud i tide, og hvem kan opretholde gode relationer med afhentningsbudet. Forsend postmåler i postrummet, så ingen skal håndtere frimærker.

Afhentningstider

Udgående mail tilfalder hele dagen, og hvis et givet mail kommer i tanke sent, går det ikke ud til næste arbejdsdag. Identificer en optimal post afhentningstid afhængigt af virksomhedens behov og planlæg regelmæssig afhentning hos den amerikanske posttjeneste og med en foretrukket logistik afsender som UPS eller FedEx til pakke og overnight postlevering. For at få mail leveret i tide, kan du have brug for flere pickups hele dagen. Omvendt, hvis din virksomhed ikke genererer tilstrækkelig post til at understøtte regelmæssig afhentning fra en logistik afsender, skal du tildele en medarbejder at tage denne mail til afsenderens nærmeste drop-off point.