Brug af e-mail i erhvervskommunikation

Når det kommer til forretninger, er e-mail kommunikationskongen - men det betyder ikke, at det er hensigtsmæssigt i enhver form og i enhver situation. En raffineret, velskrevet email fortæller meget om din arbejdsstil, mens en dårlig skrevet, uklar kommunikation kan forårsage forvirring og problemer, der medfører tab af tid og produktivitet. Endnu værre kan det skade dit omdømme.

Er e-mail egnet?

En del af brugen af ​​e-mail effektivt i en forretningsindstilling inkluderer at vide, hvornår det er hensigtsmæssigt at sende en email, og når det ikke er tilfældet. Før du begynder at skrive, skal du overveje, om en diskussion eller telefonopkald til ansigt til ansigt vil være lettere i det lange løb. Du vil måske vælge en af ​​disse muligheder, hvis din besked er lang og kompliceret, hvis de oplysninger, der skal overføres, er fortrolige, eller hvis tonen i din e-mail let kunne misforstås.

Effektive emnelinjer

Emnelinjen i en e-mail føles som en throwaway, men det er alt andet end. Emnelinjen skal være specifik, især hvis den refererer til datoen for et møde eller en frist. Et ord med et ord, som f.eks. "FYI" eller "Question", formidler ikke, hvad du har brug for, eller når du har brug for det. Vær så specifik som muligt - tænk bare på hvor mange e-mails en person får på en dag. Du vil sikre dig, at modtageren ser din emnelinje og forstår, at det er en email, der kræver øjeblikkelig opmærksomhed.

Vær kortfattet

Hvis du har en meget lang besked om at formidle til modtageren af ​​din email, skal du overveje et telefonopkald. Ellers skal du holde det til det punkt. Det indebærer at holde dine sætninger korte og lette at forstå. Bemærk: Bare fordi du vil være kort betyder det ikke, at du skal bruge almindelig stenografi, f.eks. "Bc" til "fordi" eller "U" for "dig". Vær professionel, og skriv alle ord korrekt.

Slå den rigtige tone

Det er meget nemt at misconstruere tonen i en e-mail - bare tænk på alle de gange, du troede, at nogen var at betyde noget lidt uhøfligt, men de betød virkelig ikke noget ved det. I forretningsforbindelse forbliver formelle, selvom du har et personligt forhold til personen. Err på siden af ​​at være høflig, ved hjælp af ordentlig tegnsætning og i mange tilfælde at springe over emojiserne.

Hvis du er frustreret eller vred efter at have modtaget en e-mail, skal du tage lidt tid, før du svarer. Når du reagerer på en negativ måde, kan den tone komme på tværs - og det kan bare forårsage problemer på linjen. Brug ikke all-caps i en erhvervskommunikation, da det kommer på tværs som om du råber på uprofessionelt vis.

Som modtager

Korrekt brug af e-mail som erhvervskommunikation er ikke henvist til kun afsenderen. Når du kontrollerer din virksomheds email, gør din del til at kommunikere effektivt. Lad ikke afsenderen hænge; selvom du ikke kan skrive et længere svar på en email, skal du i det mindste skrive en note, som giver senderen besked om, at du har modtaget det, og du planlægger at reagere hurtigt.